Ponowna wysyłka towaru - czy trzeba wystawić drugi paragon?

Sprzedaż towaru na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkiem wystawienia paragonu fiskalnego lub faktury. Sytuacja komplikuje się, gdy klient nie odbiera przesyłki, a następnie prosi o ponowną wysyłkę. Czy w takim przypadku konieczne jest ponowne udokumentowanie transakcji? Odpowiedź na to pytanie wymaga analizy przepisów dotyczących VAT oraz zasad prowadzenia kas fiskalnych.

Obowiązek dokumentowania sprzedaży paragonowej

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Ten obowiązek ma fundamentalne znaczenie dla prawidłowego rozliczania podatku VAT i prowadzenia ewidencji sprzedaży.

Obowiązek dokumentowania paragonem obejmuje czynność sprzedaży, którą zgodnie z art. 2 pkt 22 ustawy o VAT należy rozumieć jako odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. W konsekwencji przez pojęcie sprzedaży rozumie się między innymi dostawę towarów.

Kluczowe znaczenie ma definicja dostawy towarów zawarta w art. 7 ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którą przez dostawę towarów rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel. Rozporządzanie towarami jak właściciel należy rozumieć szeroko i w oderwaniu od ścisłego rozumienia tego pojęcia w prawie cywilnym.

Moment powstania obowiązku podatkowego przy wysyłce towaru

Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów. W orzecznictwie podkreśla się szczególną sytuację, gdy towar jest wysyłany do nabywcy przez kuriera za pobraniem. Wyrok WSA w Łodzi z 12 września 2023 roku (I SA/Łd 191/23) jasno wskazuje, że obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru kurierowi.

To oznacza, że sprzedawca w momencie wysyłki towaru powinien rozpoznać obowiązek podatkowy z tytułu dostawy towaru i udokumentować taką sprzedaż paragonem fiskalnym. Kluczową kwestią jest fakt, że okolicznością generującą obowiązek podatkowy nie jest odbiór towaru przez kupującego.

W momencie dokonania sprzedaży towaru sprzedawca jest zobligowany do wystawienia paragonu dokumentującego dostawę towaru niezależnie od tego, czy następnie konsument odbierze towar, czy też nie. Ta zasada wynika z ekonomicznego charakteru obowiązku podatkowego, który nie jest uzależniony od finalnego odbioru przez kupującego.

Praktyczne konsekwencje tej regulacji oznaczają, że każda wysyłka towaru musi być odpowiednio udokumentowana już w momencie przekazania przesyłki do doręczenia. Sprzedawca nie może uzależniać wystawienia paragonu od potwierdzenia doręczenia, gdyż naruszałby tym samym obowiązki wynikające z przepisów o VAT.

Zasady prowadzenia ewidencji kas fiskalnych

Na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania prowadzonych transakcji w urządzeniach księgowych, tak by odzwierciedlały ich faktyczny przebieg. Prowadzone przez podatnika urządzenia księgowe powinny w sposób rzetelny odzwierciedlać przebieg zaistniałych zdarzeń związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Na gruncie przepisów regulujących zasady prowadzenia kas fiskalnych należy zwrócić uwagę, że zgodnie z § 3 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży. Istotne jest, że nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług bezpośrednio w kasie fiskalnej.

Kasa rejestrująca, a w szczególności pamięć fiskalna kasy, zostały skonstruowane w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek ingerencję podatnika. Oznacza to, że również podmioty wykonujące serwis techniczny kas rejestrujących nie mogą modyfikować danych raz wprowadzonych do kasy.

Procedura ewidencjonowania zwrotów towarów

Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji. Ta ewidencja musi zawierać szereg szczegółowych informacji.

Wymagane elementy ewidencji zwrotów obejmują następujące dane:

1. Datę pierwotnej sprzedaży towaru lub usługi
2. Nazwę towaru lub usługi pozwalającą na ich jednoznaczną identyfikację
3. Ewentualny opis towaru stanowiący rozwinięcie nazwy
4. Termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji
5. Wartość brutto zwracanego towaru oraz wysokość podatku należnego

Dodatkowo ewidencja zwrotów musi zawierać protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji podpisany przez sprzedawcę i nabywcę, albo notatkę służbową lub protokół nabycia sprawdzającego. Te dokumenty stanowią podstawę do udokumentowania faktycznego zwrotu towaru.

Korekta sprzedaży przy użyciu faktury

W przypadku gdy sprzedaż jest dokumentowana fakturą, co jest dopuszczalne na mocy art. 106h ustawy o VAT, należy odnieść się do treści art. 106j ustawy o VAT. Zgodnie z ust. 1 pkt 3 tego artykułu w przypadku gdy po wystawieniu faktury dokonano zwrotu podatnikowi towarów, podatnik wystawia fakturę korygującą.

Treść art. 106j ust. 2 ustawy o VAT szczegółowo określa elementy, które powinna zawierać faktura korygująca. Należą do nich dane zawarte w fakturze pierwotnej określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5, nazwa towaru lub usługi objętych korektą oraz szczegóły dotyczące korekty podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego.

Jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego, faktura korygująca musi zawierać odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej.

• Faktura korygująca wymaga numeru kolejnego i daty wystawienia
• Musi zawierać numer identyfikujący fakturę pierwotną w Krajowym Systemie e-Faktur
• Konieczne jest wskazanie nazwy towaru objętego korektą
• Wymagany jest podział na stawki podatku i sprzedaż zwolnioną
• W przypadkach innych niż zmiana podstawy opodatkowania należy podać prawidłową treść korygowanych pozycji

Praktyczne zastosowanie - przykład nieodebranej przesyłki

Praktyczne zastosowanie omawianych przepisów najlepiej ilustruje konkretny przykład. Pani Ilona dokonała sprzedaży towaru na rzecz konsumenta z Polski. Towar został doręczony przez kuriera, a przesyłka zawierała wydrukowany paragon fiskalny dokumentujący sprzedaż.

Kupujący nie odebrał towaru, więc został on zwrócony do pani Ilony. W związku z tym kobieta dokonała korekty sprzedaży w ewidencji zwrotów zgodnie z obowiązującymi przepisami. Po kilku dniach kupujący zadzwonił do niej z prośbą o ponowną wysyłkę tego samego towaru.

W przypadku ponownej wysyłki towaru dochodzi do dostawy, czyli powstaje obowiązek podatkowy, o którym stanowi art. 19a ust. 1 ustawy o VAT. To oznacza, że ponowna wysyłka również powinna zostać udokumentowana paragonem fiskalnym lub fakturą.

Zwrot nieodebranego przez kupującego towaru oznacza konieczność dokonania korekty pierwotnej sprzedaży zgodnie z omówionymi wcześniej procedurami. Z kolei to powoduje, że jeżeli dochodzi do ponownej wysyłki towaru i ponownego powstania obowiązku podatkowego, konieczne staje się wystawienie nowego paragonu lub faktury.

Konsekwencje prawne i podatkowe ponownej wysyłki

Ponowna wysyłka towaru po jego wcześniejszym zwrocie z powodu nieodebrania przez klienta stanowi nową czynność sprzedaży w rozumieniu przepisów o VAT. Oznacza to powstanie nowego obowiązku podatkowego, który musi zostać odpowiednio udokumentowany.

Kluczowe znaczenie ma rozróżnienie między pierwotną wysyłką a ponowną wysyłką. Pierwsza wysyłka, mimo że została skorygowana z powodu nieodebrania, stanowiła prawidłowo udokumentowaną czynność sprzedaży. Korekta tej sprzedaży poprzez ewidencję zwrotów nie zmienia faktu, że w momencie wysyłki obowiązek podatkowy powstał zgodnie z prawem.

Ta zasada ma istotne konsekwencje praktyczne dla przedsiębiorców. Każda ponowna wysyłka musi być traktowana jako nowa transakcja, niezależnie od tego, czy dotyczy tego samego towaru i tego samego klienta. Wymaga to odpowiedniej organizacji procesów w firmie oraz właściwego szkolenia pracowników odpowiedzialnych za obsługę sprzedaży.

Przedsiębiorcy powinni również pamiętać o konieczności zachowania wszystkich dokumentów związanych z pierwotną sprzedażą, jej korektą oraz ponowną sprzedażą. Ta dokumentacja może być przedmiotem kontroli organów skarbowych i musi odzwierciedlać rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych.

Procedury wewnętrzne w firmie

Właściwe zarządzanie sytuacjami nieodebrania towaru przez klientów wymaga wdrożenia odpowiednich procedur wewnętrznych w firmie. Procedury te powinny obejmować wszystkie etapy procesu, od momentu wysyłki towaru, przez jego ewentualny zwrot, aż po ponowną wysyłkę.

Pierwszym elementem procedury powinno być odpowiednie oznaczenie przesyłek zawierających paragony fiskalne. Pracownicy odpowiedzialni za pakowanie powinni być poinstruowani o konieczności dołączania do przesyłki wydrukowanego paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż.

Procedura ponownej wysyłki powinna jasno określać, że każda taka wysyłka wymaga wystawienia nowego paragonu fiskalnego lub faktury. Pracownicy nie mogą wykorzystywać dokumentów z pierwotnej wysyłki, gdyż zostały one już skorygowane w ewidencji zwrotów.

Warto również wdrożyć system oznaczania ponownych wysyłek, który pozwoli na łatwe rozróżnienie między pierwotną a ponowną sprzedażą tego samego towaru. Może to być pomocne zarówno w bieżącym zarządzaniu, jak i w przypadku ewentualnych kontroli organów skarbowych.

Najczęstsze pytania

Tak, ponowna wysyłka towaru stanowi nową czynność sprzedaży, która wymaga wystawienia nowego paragonu fiskalnego lub faktury. Nie można wykorzystać dokumentu z pierwotnej wysyłki, gdyż został on skorygowany w ewidencji zwrotów po nieodebraniu towaru przez klienta.

Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru kurierowi, a nie w momencie odbioru przez klienta. Oznacza to, że paragon fiskalny musi zostać wystawiony już przy przekazaniu przesyłki do doręczenia, niezależnie od tego, czy klient ostatecznie odbierze towar.

Zwrot nieodebranego towaru należy udokumentować w odrębnej ewidencji zwrotów, która musi zawierać datę pierwotnej sprzedaży, nazwę towaru, termin zwrotu, wartość brutto, numer paragonu fiskalnego oraz protokół przyjęcia zwrotu podpisany przez odpowiednie osoby.

Nie, dane raz wprowadzone do kasy fiskalnej i zakończone wydrukowaniem paragonu nie podlegają modyfikacji. Korekta transakcji jest możliwa jedynie przed wydrukowaniem paragonu. Po wydrukowaniu konieczne jest zastosowanie procedury ewidencji zwrotów.

Faktura korygująca musi zawierać numer kolejny, datę wystawienia, numer faktury pierwotnej w Krajowym Systemie e-Faktur, dane z faktury pierwotnej, nazwę towaru objętego korektą oraz kwoty korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego z podziałem na poszczególne stawki.