Tryb awaryjny KSeF - procedury i obowiązki przedsiębiorców

Krajowy System e-Faktur od 1 lutego 2026 roku stanie się obowiązkowy dla największych przedsiębiorców, a od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych podmiotów. Wraz z wprowadzeniem obowiązku korzystania z KSeF, ustawodawca przewidział również szczegółowe regulacje dotyczące postępowania w przypadku wystąpienia awarii systemu. Tryb awaryjny KSeF to kluczowy mechanizm zapewniający ciągłość prowadzenia działalności gospodarczej nawet w sytuacji, gdy system informatyczny nie funkcjonuje prawidłowo.

Nowelizacja ustawy o VAT z 10 czerwca 2024 roku wprowadza kompleksowe rozwiązania prawne dotyczące trybu awaryjnego, określając precyzyjne procedury postępowania dla podatników, terminy realizacji obowiązków oraz konsekwencje prawne nieprzestrzegania przepisów. Przedsiębiorcy muszą być przygotowani na sytuacje awaryjne i znać wszystkie procedury, które pozwolą im na prawidłowe funkcjonowanie podczas problemów technicznych z systemem.

Podstawy prawne trybu awaryjnego KSeF

Regulacje dotyczące trybu awaryjnego Krajowego Systemu e-Faktur zostały wprowadzone przez nowelizację ustawy VAT i obejmują artykuły 106ne oraz 106nf. Te przepisy szczegółowo opisują zasady wystawiania faktur w okresie awarii systemu oraz określają obowiązki podatników w takich sytuacjach.

Zgodnie z art. 106ne ustawy VAT, minister właściwy do spraw finansów publicznych ma obowiązek zamieszczania w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra komunikatów o wystąpieniu i zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur. Te komunikaty wyznaczają precyzyjny okres trwania awarii i są kluczowe dla określenia ram czasowych, w których obowiązują specjalne procedury awaryjne.

System powiadamiania o awariach został zaprojektowany z myślą o maksymalnej dostępności informacji dla wszystkich użytkowników. Podatnicy powinni regularnie monitorować zarówno oficjalne kanały komunikacji, jak i swoje oprogramowanie księgowe, aby być na bieżąco z ewentualnymi problemami technicznymi.

Warto podkreślić, że art. 106nf ustawy VAT określa konkretny sposób postępowania podatników w przypadku wystąpienia trybu awaryjnego. W okresie trwania awarii podatnik ma obowiązek wystawiania faktur w postaci elektronicznej, ale według zmodyfikowanych procedur, które uwzględniają ograniczenia techniczne systemu.

Procedury wystawiania faktur w trybie awaryjnym

W okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur podatnicy muszą przestrzegać szczególnych procedur wystawiania dokumentów. Podstawowym wymogiem jest wystawianie faktur w postaci elektronicznej, które następnie udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Kluczowym elementem procedury awaryjnej jest obowiązek oznaczenia faktury specjalnym kodem. Ten kod musi umożliwiać dostęp do faktury w Krajowym Systemie e-Faktur po przywróceniu jego funkcjonalności, weryfikację danych zawartych na dokumencie oraz zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury w przypadku udostępnienia jej nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF.

Procedura ta wymaga od przedsiębiorców odpowiedniego przygotowania technicznego i organizacyjnego. Systemy księgowe muszą być skonfigurowane w sposób umożliwiający generowanie odpowiednich kodów oraz późniejsze przesłanie faktur do KSeF po zakończeniu awarii.

Szczególnie istotne jest ustalenie z kontrahentami alternatywnych sposobów dostarczania faktur na wypadek awarii systemu. Może to obejmować przesyłanie dokumentów pocztą elektroniczną, udostępnianie przez dedykowane platformy internetowe lub inne uzgodnione metody komunikacji elektronicznej.

Terminy i obowiązki po zakończeniu awarii

Po zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur podatnicy mają ściśle określony termin na wypełnienie dodatkowych obowiązków. Zgodnie z przepisami, w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii, podatnik jest obowiązany do przesłania do KSeF faktur elektronicznych wystawionych w trybie awaryjnym.

Celem tego obowiązku jest przydzielenie numerów identyfikujących faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz zapewnienie pełnej integracji dokumentów z systemem. Ten proces jest kluczowy dla zachowania ciągłości ewidencji podatkowej i umożliwienia organom skarbowym prawidłowej kontroli obrotu gospodarczego.

1. Monitoring komunikatów o zakończeniu awarii w Biuletynie Informacji Publicznej
2. Przygotowanie wszystkich faktur wystawionych w trybie awaryjnym do przesłania
3. Weryfikacja poprawności kodów przypisanych do faktur awaryjnych
4. Przesłanie dokumentów do KSeF w terminie 7 dni roboczych
5. Potwierdzenie otrzymania numerów identyfikujących faktury w systemie
6. Aktualizacja ewidencji księgowej o numery systemowe KSeF

Przedsiębiorcy powinni mieć przygotowane procedury wewnętrzne umożliwiające szybkie i skuteczne wypełnienie obowiązków po zakończeniu awarii. Może to wymagać dodatkowych zasobów personalnych oraz odpowiedniego przeszkolenia pracowników odpowiedzialnych za obsługę fakturowania.

Zasady datowania faktur w trybie awaryjnym

Regulacje dotyczące datowania faktur w trybie awaryjnym są szczególnie istotne z punktu widzenia prawidłowego rozliczania podatku VAT oraz prowadzenia ewidencji podatkowej. Ustawodawca wprowadził precyzyjne zasady określania dat wystawienia i otrzymania faktur w okresie awarii systemu.

Zgodnie z art. 106nf ust. 9 ustawy VAT, za datę wystawienia faktury elektronicznej w trybie awaryjnym uznaje się datę wskazaną przez podatnika na tej fakturze. Oznacza to, że podatnik ma swobodę w określeniu daty wystawienia, ale jednocześnie ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowość tej daty w kontekście przepisów podatkowych.

Bardziej skomplikowane są zasady określania daty otrzymania faktury przez nabywcę. Art. 106nf ust. 10 ustawy VAT stanowi, że za datę otrzymania faktury wystawionej w trybie awaryjnym uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. Jednak w przypadku, gdy data otrzymania faktury jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania uznaje się datę przydzielenia tego numeru.

Szczególne regulacje dotyczą faktur wystawianych na rzecz nabywców będących podmiotami zagranicznymi. W przypadku gdy taki nabywca uzgodnił sposób udostępnienia inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania, niezależnie od daty przydzielenia numeru w systemie.

Procedury w przypadku zniszczenia lub zagubienia faktury

Ustawodawca przewidział również szczegółowe procedury postępowania w sytuacjach, gdy faktura wystawiona w okresie awarii ulegnie zniszczeniu lub zaginie. Te regulacje są szczególnie istotne ze względu na specyficzny charakter dokumentów wystawianych poza standardowym obiegiem systemowym.

W przypadku zniszczenia lub zaginięcia faktury wystawionej w trybie awaryjnym, podatnik ma do dyspozycji dwie alternatywne procedury postępowania, w zależności od momentu wystąpienia problemu i stanu zaawansowania procesu integracji z systemem KSeF.

Pierwsza procedura dotyczy sytuacji, gdy ponowne udostępnienie faktury następuje przed jej przesłaniem do Krajowego Systemu e-Faktur. W takim przypadku podatnik na wniosek nabywcy udostępnia ponownie tę fakturę, wykorzystując zachowane w swoich systemach dane i kody identyfikacyjne dokumentu.

Druga procedura ma zastosowanie w sytuacjach bardziej skomplikowanych, gdy faktura została już przesłana do systemu KSeF lub gdy ponowne udostępnienie oryginalnego dokumentu nie jest możliwe. W takich przypadkach podatnik wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy.

Faktura wystawiona ponownie może zawierać datę wystawienia i wyraz DUPLIKAT, co pozwala na jednoznaczne rozróżnienie dokumentu od oryginalnego oraz zapobiega problemom w ewidencji podatkowej zarówno u wystawiającego, jak i u odbiorcy faktury.

• Zachowanie kopii wszystkich faktur wystawionych w trybie awaryjnym
• Dokumentowanie uzgodnionych sposobów dostarczania faktur kontrahentom
• Prowadzenie rejestru faktur oczekujących na integrację z KSeF
• Przygotowanie procedur odtwarzania dokumentów w przypadku ich utraty
• Szkolenie personelu w zakresie obsługi sytuacji awaryjnych

Faktury korygujące w trybie awaryjnym

Regulacje dotyczące trybu awaryjnego KSeF obejmują również szczegółowe zasady postępowania z fakturami korygującymi wystawianymi w okresie awarii systemu. Ustawodawca wyraźnie wskazał, że wszystkie przepisy dotyczące faktur podstawowych stosuje się odpowiednio do faktur korygujących.

Oznacza to, że faktury korygujące wystawiane podczas awarii systemu podlegają tym samym procedurom co faktury podstawowe, włączając w to obowiązek oznaczenia specjalnym kodem, udostępniania nabywcy w uzgodniony sposób oraz przesłania do KSeF w terminie 7 dni roboczych po zakończeniu awarii.

Szczególną uwagę należy zwrócić na sytuacje, gdy faktura podstawowa została wystawiona w normalnym trybie działania KSeF, a konieczność wystawienia faktury korygującej pojawia się w okresie awarii systemu. W takich przypadkach faktura korygująca musi być wystawiona zgodnie z procedurami awaryjnymi, ale powinna zawierać prawidłowe odniesienia do oryginalnej faktury znajdującej się już w systemie.

Równie skomplikowane mogą być sytuacje odwrotne, gdy faktura podstawowa została wystawiona w trybie awaryjnym, a faktura korygująca ma być wystawiona po przywróceniu normalnego funkcjonowania systemu. W takich przypadkach konieczne może być oczekiwanie na pełną integrację faktury podstawowej z systemem KSeF przed wystawieniem korekty.

Przedsiębiorstwo wystawiło fakturę podstawową na kwotę 50 000 zł podczas awarii KSeF, oznaczając ją odpowiednim kodem i przesyłając nabywcy pocztą elektroniczną. Po trzech dniach, gdy system nadal nie działał, okazało się, że kwota faktury powinna wynosić 45 000 zł. Firma musiała wystawić fakturę korygującą zgodnie z procedurami awaryjnymi, a następnie przesłać oba dokumenty do KSeF w terminie 7 dni po zakończeniu awarii.

Sankcje za nieprzestrzeganie przepisów w trybie awaryjnym

Nowelizacja ustawy VAT wprowadza surowe sankcje pieniężne za nieprzestrzeganie obowiązków związanych z trybem awaryjnym KSeF. Art. 106ni ustawy VAT szczegółowo określa przypadki, w których naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę pieniężną na podatnika.

Sankcje dotyczą trzech głównych obszarów naruszeń. Po pierwsze, kara może zostać nałożona za niewystąpienie faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, gdy system funkcjonuje prawidłowo i nie ma podstaw do stosowania procedur awaryjnych.

Po drugie, sankcje obejmują sytuacje nieprawidłowego postępowania w okresie awarii lub niedostępności systemu. Kara może zostać nałożona za wystawienie faktury niezgodnie z udostępnionym wzorem w okresie trybu awaryjnego, a także w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF.

Po trzecie, sankcje dotyczą nieprzesłania w wymaganym terminie do Krajowego Systemu e-Faktur faktury wystawionej w okresie awarii. Ten przypadek jest szczególnie istotny, gdyż dotyczy bezpośrednio procedur związanych z trybem awaryjnym i może dotknąć wielu przedsiębiorców w sytuacjach masowych awarii systemu.

Wysokość kar pieniężnych jest znacząca i może stanowić poważne obciążenie finansowe dla przedsiębiorców. W przypadku faktur z wykazanym podatkiem VAT kara może wynosić do 100% kwoty tego podatku, co oznacza, że przy fakturze z podatkiem 5 000 zł kara może wynosić maksymalnie 5 000 zł.

Dla faktur bez wykazanego podatku, takich jak faktury zwolnione z VAT, kara wynosi do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze. Ten mechanizm zapewnia, że sankcje są proporcjonalne do wartości transakcji również w przypadku dokumentów nieobjętych opodatkowaniem VAT.

Przygotowanie organizacyjne do trybu awaryjnego

Skuteczne funkcjonowanie w trybie awaryjnym KSeF wymaga odpowiedniego przygotowania organizacyjnego ze strony przedsiębiorców. Kluczowym elementem jest opracowanie wewnętrznych procedur awaryjnych, które określą konkretne działania pracowników w sytuacji awarii systemu.

Podstawowym wymogiem jest zapewnienie alternatywnych kanałów komunikacji z kontrahentami na wypadek niedostępności standardowych metod przesyłania faktur przez KSeF. Przedsiębiorcy powinni uzgodnić z najważniejszymi klientami i dostawcami sposoby dostarczania faktur w sytuacjach awaryjnych, takie jak poczta elektroniczna, platformy B2B lub inne systemy wymiany dokumentów.

Równie istotne jest odpowiednie przygotowanie systemów informatycznych. Oprogramowanie księgowe musi być skonfigurowane w sposób umożliwiający generowanie faktur z odpowiednimi kodami awaryjnymi, przechowywanie tych dokumentów oraz ich późniejsze przesłanie do KSeF po przywróceniu funkcjonalności systemu.

Przedsiębiorcy powinni również przygotować procedury monitorowania komunikatów o awariach systemu. Może to obejmować wyznaczenie odpowiedzialnych pracowników, którzy będą regularnie sprawdzać Biuletyn Informacji Publicznej oraz komunikaty w oprogramowaniu księgowym.

1. Opracowanie wewnętrznych procedur postępowania w sytuacjach awaryjnych
2. Uzgodnienie z kontrahentami alternatywnych sposobów dostarczania faktur
3. Konfiguracja systemów IT do obsługi trybu awaryjnego
4. Przeszkolenie personelu w zakresie procedur awaryjnych
5. Przygotowanie systemu monitorowania komunikatów o awariach
6. Opracowanie harmonogramów działań po zakończeniu awarii

Wpływ trybu awaryjnego na rozliczenia podatkowe

Tryb awaryjny KSeF może mieć istotny wpływ na prawidłowość i terminowość rozliczeń podatkowych przedsiębiorców. Szczególnie problematyczne mogą być sytuacje, gdy awaria systemu występuje w okresach intensywnego fakturowania lub w pobliżu terminów składania deklaracji VAT.

Kluczowym aspektem jest zachowanie ciągłości ewidencji podatkowej pomimo problemów technicznych z systemem. Faktury wystawione w trybie awaryjnym mają taką samą moc prawną jak dokumenty wystawione w standardowym trybie, pod warunkiem przestrzegania wszystkich procedur awaryjnych.

Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że faktury wystawione w trybie awaryjnym powinny być uwzględniane w deklaracjach VAT zgodnie z datami ich wystawienia, a nie datami przesłania do systemu KSeF. Oznacza to, że dokumenty wystawione w trybie awaryjnym w danym miesiącu powinny być rozliczone w deklaracji za ten miesiąc, nawet jeśli ich integracja z systemem nastąpi w miesiącu następnym.

Szczególną uwagę należy zwrócić na sytuacje, gdy awaria systemu występuje na przełomie okresów rozliczeniowych. W takich przypadkach konieczne może być prowadzenie dodatkowej dokumentacji pozwalającej na jednoznaczne przypisanie faktur do odpowiednich okresów podatkowych.

Firma budowlana wystawiła w ostatnim dniu marca faktury na łączną kwotę netto 200 000 zł podczas awarii KSeF, która trwała przez pierwsze pięć dni kwietnia. Pomimo że faktury zostały przesłane do systemu dopiero 8 kwietnia, VAT należny w wysokości 46 000 zł musiał zostać rozliczony w deklaracji za marzec, zgodnie z rzeczywistymi datami wystawienia dokumentów.

Najczęstsze pytania

Przepisy nie określają maksymalnych limitów czasowych trwania awarii KSeF. Okres awarii jest wyznaczany przez komunikaty ministerstwa właściwego do spraw finansów publicznych, które informują o początku i zakończeniu problemów technicznych. Awaria może trwać od kilku godzin do kilku dni, w zależności od charakteru i złożoności problemów technicznych.

Nie, podczas awarii KSeF podatnicy objęci obowiązkiem stosowania systemu nadal muszą wystawiać faktury w postaci elektronicznej. Przepisy wyraźnie wskazują, że w okresie awarii faktury muszą być wystawiane elektronicznie, ale według specjalnych procedur awaryjnych, z odpowiednimi kodami i udostępnianiem nabywcom w uzgodniony sposób.

Nieprzesłanie faktur w terminie 7 dni roboczych po zakończeniu awarii skutkuje nałożeniem kary pieniężnej przez naczelnika urzędu skarbowego. Kara może wynosić do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, a w przypadku faktur bez podatku do 18,7% kwoty należności ogółem. Kara jest płatna w terminie 14 dni od doręczenia decyzji.

Faktury korygujące do dokumentów wystawionych w trybie awaryjnym powinny być wystawiane zgodnie z procedurami obowiązującymi w momencie wystawienia korekty. Jeśli korekta jest wystawiana podczas normalnego działania systemu, stosuje się standardowe procedury KSeF. Jeśli podczas kolejnej awarii, należy zastosować procedury awaryjne również do faktury korygującej.

Faktury wystawione w trybie awaryjnym są oznaczane specjalnym kodem umożliwiającym weryfikację ich autentyczności. Nabywca może zweryfikować dokument po przesłaniu go do systemu KSeF przez wystawcę i otrzymaniu numeru identyfikacyjnego. Do tego czasu podstawą weryfikacji są uzgodnione z wystawcą procedury oraz kod zawarty na fakturze.