Faktury ustrukturyzowane w KSeF a przyspieszony zwrot VAT

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza nowe możliwości dla polskich przedsiębiorców, oferując nie tylko nowoczesny sposób wystawiania dokumentów, ale także konkretne korzyści podatkowe. Jedną z najważniejszych zachęt do korzystania z systemu jest możliwość uzyskania przyspieszonego zwrotu podatku VAT. Zamiast standardowych 60 dni, podatnicy wystawiający faktury ustrukturyzowane mogą otrzymać zwrot różnicy podatku już w ciągu 40 dni.

System KSeF, choć obecnie funkcjonuje na zasadzie dobrowolności, będzie stopniowo wprowadzany jako obowiązkowy dla wszystkich podatników. Pierwsze obowiązki dotyczące największych przedsiębiorców wejdą w życie już od lutego 2026 roku, dlatego warto już teraz poznać wszystkie korzyści płynące z korzystania z tego rozwiązania.

Przyspieszony zwrot VAT to nie jedyna korzyść wynikająca z korzystania z KSeF. System oferuje także automatyzację procesów księgowych, lepszą kontrolę nad obiegiem dokumentów oraz przygotowanie do nadchodzących obowiązków prawnych. Przedsiębiorcy, którzy już teraz zdecydują się na wdrożenie e-faktur, zyskają przewagę konkurencyjną i unikną problemów związanych z koniecznością szybkiej adaptacji do nowych wymogów.

Czym są faktury ustrukturyzowane w KSeF

Faktury ustrukturyzowane stanowią nowoczesną formę dokumentacji sprzedaży, która łączy zalety tradycyjnych faktur z możliwościami nowoczesnych technologii. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiony przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie.

Obecnie podatnicy mają do wyboru trzy formy wystawiania faktur: papierową, elektroniczną oraz ustrukturyzowaną. Ta ostatnia opcja zyskuje na popularności dzięki oferowanym korzyściom, w tym przyspieszonym procesom administracyjnym i dodatkowym udogodnieniom podatkowym.

Proces wystawiania faktury ustrukturyzowanej różni się od tradycyjnych metod. Po wprowadzeniu danych do systemu KSeF, faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, który pozwala na jej śledzenie w całym procesie obiegu. System automatycznie weryfikuje poprawność danych i zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

Do końca stycznia 2026 roku obowiązuje zasada, że otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy. Faktura uznawana jest za doręczoną w dniu nadania jej indywidualnego numeru identyfikacyjnego w KSeF. Jeśli odbiorca nie wyrazi zgody na odbiór faktur przez KSeF, sprzedawca ma obowiązek dostarczyć mu dokument w innej, wcześniej uzgodnionej formie, na przykład w formacie PDF lub w wersji papierowej.

1. Przygotuj dane niezbędne do wystawienia faktury zgodnie z wymogami VAT
2. Zaloguj się do systemu KSeF lub zintegrowanego oprogramowania księgowego
3. Wprowadź wszystkie wymagane informacje o sprzedaży i nabywcy
4. Sprawdź poprawność danych przed wysłaniem do systemu
5. Wyślij fakturę do KSeF i oczekuj na nadanie numeru identyfikacyjnego
6. Zachowaj potwierdzenie wysłania jako dowód wystawienia faktury

Niezależnie od braku akceptacji odbiorcy, ma on możliwość pobrania faktury bezpośrednio z KSeF, jeśli zna jej numer identyfikacyjny. Ta elastyczność systemu pozwala na stopniowe przyzwyczajanie się przedsiębiorców do nowych rozwiązań bez drastycznych zmian w dotychczasowych procesach.

Nadchodzące zmiany w obowiązkach KSeF

Od 1 lutego 2026 roku nastąpi istotna zmiana w funkcjonowaniu Krajowego Systemu e-Faktur. Każdy polski przedsiębiorca będzie zobowiązany do pobierania faktur wystawionych dla niego w KSeF, o ile faktura została tam wprowadzona przez sprzedawcę. Oznacza to, że nawet ci przedsiębiorcy, którzy sami nie będą jeszcze wystawiać faktur za pośrednictwem KSeF, będą musieli korzystać z systemu w celu odbioru swoich faktur zakupowych.

W praktyce wejście do KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników w Polsce, przynajmniej w zakresie obsługi dokumentów zakupowych. Ta zmiana ma fundamentalne znaczenie dla sposobu funkcjonowania polskich firm i wymaga odpowiedniego przygotowania organizacyjnego oraz technicznego.

Harmonogram wprowadzania obowiązków KSeF przedstawia się następująco:

Przedsiębiorcy powinni już teraz rozpocząć przygotowania do nadchodzących zmian. Warto przetestować system KSeF w okresie dobrowolności, aby uniknąć problemów po wprowadzeniu obowiązku. Dodatkowo, wcześniejsze wdrożenie pozwala na skorzystanie z przywilejów podatkowych, które będą dostępne tylko do końca stycznia 2026 roku.

Warunki uzyskania przyspieszonego zwrotu VAT

Przyspieszony 40-dniowy termin zwrotu różnicy podatku VAT stanowi jedną z głównych zachęt do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w okresie dobrowolności. Standardowy termin zwrotu wynosi 60 dni od dnia złożenia rozliczenia, jednak podatnicy wystawiający faktury ustrukturyzowane mogą skorzystać z preferencyjnego traktowania.

Aby uzyskać prawo do przyspieszonego zwrotu, podatnik musi spełnić szereg określonych warunków ustawowych. Przepisy są precyzyjne i wymagają dokładnego przestrzegania wszystkich wymogów, które są weryfikowane automatycznie z wykorzystaniem zasobów teleinformatycznych Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Podstawowym warunkiem jest wystawianie wyłącznie faktur ustrukturyzowanych w związku z wykonywaniem czynności opodatkowanych. Oznacza to, że podatnik nie może w danym okresie rozliczeniowym wystawiać tradycyjnych faktur papierowych ani elektronicznych poza systemem KSeF, z określonymi wyjątkami przewidzianymi przez prawo.

Dodatkowo podatnik musi przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, za który występuje z wnioskiem o zwrot, spełniać następujące warunki:

• Być zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny przez cały okres
• Składać za każdy okres rozliczeniowy deklaracje VAT terminowo i prawidłowo
• Posiadać rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej
• Mieć rachunek bankowy zawarty w wykazie "biała lista" podatników VAT

Przykład praktyczny: Czynny podatnik VAT zarejestrowany od 2 lat rozpoczął wystawianie e-faktur w KSeF w styczniu. Kwota podatku naliczonego z poprzednich okresów wynosi 2 900 złotych. Podatnik posiada rachunek bankowy zgłoszony na białej liście VAT i przez ostatnie 12 miesięcy regularnie składał deklaracje. W takim przypadku spełnione są wszystkie wymogi dla otrzymania zwrotu VAT w terminie przyspieszonym.

Weryfikacja spełnienia powyższych warunków odbywa się automatycznie przez system teleinformatyczny administracji skarbowej. Podatnik nie musi składać dodatkowych wniosków ani dokumentów - wystarczy, że spełni wszystkie wymogi ustawowe, a urząd skarbowy automatycznie zastosuje skrócony termin zwrotu.

Wyjątki od zasady wyłącznego wystawiania e-faktur

Przepisy przewidują określone wyjątki od zasady wystawiania wyłącznie faktur ustrukturyzowanych, które nie wykluczają możliwości uzyskania przyspieszonego zwrotu VAT. Te wyjątki mają na celu uwzględnienie specyfiki niektórych rodzajów dokumentów oraz ograniczeń technicznych systemu KSeF.

Przyspieszony 40-dniowy zwrot możliwy jest również w przypadku, gdy w danym okresie rozliczeniowym podatnik oprócz faktur ustrukturyzowanych wystawiał faktury, których nie wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej z powodu braku zgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.

Drugim istotnym wyjątkiem są faktury uproszczone wystawiane w przypadku sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Te dokumenty, ze względu na swoją specyfikę i sposób generowania przez urządzenia fiskalne, nie mogą być wystawiane w systemie KSeF i nie wpływają na możliwość uzyskania przyspieszonego zwrotu.

Ważne jest również zrozumienie, że niektóre dokumenty potocznie nazywane "fakturami" nie stanowią w rzeczywistości faktur w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. Dotyczy to między innymi:

• Dokumentów VAT RR wystawianych w procedurze dotyczącej rolników ryczałtowych
• Faktur pro forma, które nie powodują skutków w zakresie podatku VAT
• Not korygujących, które mają odmienny charakter prawny
• Faktur uproszczonych z kas fiskalnych

Praktyczny przykład: Podatnik w okresie rozliczeniowym wystawił 10 e-faktur w KSeF oraz 4 faktury pro forma poza systemem. Dodatkowo wystawił 2 faktury uproszczone z kasy fiskalnej. Ta sytuacja nie wyklucza możliwości otrzymania zwrotu różnicy podatku w terminie 40-dniowym, ponieważ faktury pro forma i dokumenty z kas fiskalnych są dozwolonymi wyjątkami.

Ograniczenia czasowe przywilejów podatkowych

Przepisy przewidujące szybszy termin zwrotu VAT jako zachętę za wystawianie faktur w KSeF mają charakter czasowy. Będą one obowiązywać wyłącznie do 31 stycznia 2026 roku, czyli do momentu wprowadzenia pierwszych obowiązków związanych z KSeF dla największych przedsiębiorstw.

Od 1 lutego 2026 roku, wraz z wejściem w życie KSeF jako obowiązkowego dla pierwszej grupy podatników, planowane jest uchylenie przepisów o przyspieszonym zwrocie. Ta zmiana ma logiczne uzasadnienie - po wprowadzeniu obowiązku korzystania z systemu, dodatkowe zachęty stają się niepotrzebne.

Ta czasowa ograniczoność przywilejów oznacza, że przedsiębiorcy zainteresowani skorzystaniem z przyspieszonego zwrotu powinni jak najszybciej wdrożyć system KSeF w swoich firmach. Każdy miesiąc zwłoki oznacza utratę potencjalnych korzyści finansowych wynikających z szybszego otrzymania zwrotu VAT.

Dodatkowo, wcześniejsze wdrożenie KSeF pozwala na:

• Przetestowanie systemu przed wprowadzeniem obowiązku
• Przeszkolenie pracowników w komfortowych warunkach
• Zoptymalizowanie procesów księgowych
• Uniknięcie problemów związanych z przymusową migracją

Praktyczne aspekty wdrożenia e-faktur

Wdrożenie systemu faktur ustrukturyzowanych w firmie wymaga odpowiedniego przygotowania organizacyjnego i technicznego. Proces ten obejmuje nie tylko aspekty techniczne, ale także szkolenie personelu, dostosowanie procedur wewnętrznych oraz zapewnienie zgodności z wymogami podatkowymi.

Pierwszym krokiem jest wybór odpowiedniego rozwiązania technicznego. Przedsiębiorcy mogą korzystać z KSeF bezpośrednio poprzez portal podatnika lub poprzez zintegrowane systemy księgowe oferujące połączenie z KSeF. Drugie rozwiązanie jest zwykle bardziej efektywne dla firm prowadzących regularną działalność gospodarczą.

Proces techniczny wystawiania faktury w systemach zintegrowanych z KSeF jest zazwyczaj intuicyjny i nie wymaga skomplikowanych czynności. Wystarczy uzupełnić standardowe dane faktury i wybrać opcję wysłania do KSeF. System automatycznie formatuje dokument zgodnie z wymaganiami i przesyła go do Krajowego Systemu e-Faktur.

Po pozytywnej wysyłce faktury do KSeF, dokument otrzymuje systemowy numer identyfikacyjny i zostaje uznany za wystawiony. Faktura staje się dostępna w systemie po stronie nabywcy, który może ją pobrać i zaimportować do swojego systemu księgowego. Ten automatyczny obieg dokumentów znacznie usprawnia procesy administracyjne po obu stronach transakcji.

Ważnym aspektem wdrożenia jest także przygotowanie procedur awaryjnych na wypadek problemów technicznych z systemem KSeF. Przedsiębiorcy powinni mieć przygotowane alternatywne sposoby wystawiania faktur, aby zapewnić ciągłość działania biznesowego.

Korzyści wykraczające poza przyspieszony zwrot VAT

Choć przyspieszony zwrot podatku VAT stanowi główną zachętę do korzystania z KSeF w okresie dobrowolności, system oferuje także szereg innych korzyści dla przedsiębiorców. Te dodatkowe zalety mogą mieć długoterminowe pozytywne skutki dla efektywności działania firmy.

Automatyzacja procesów księgowych to jedna z najważniejszych korzyści długoterminowych. Faktury ustrukturyzowane mogą być automatycznie importowane do systemów księgowych, co eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych i znacznie redukuje ryzyko błędów. Ta automatyzacja przekłada się na oszczędność czasu i kosztów prowadzenia księgowości.

Lepsza kontrola nad obiegiem dokumentów stanowi kolejną istotną zaletę. System KSeF pozwala na śledzenie statusu każdej faktury w czasie rzeczywistym, co ułatwia zarządzanie należnościami i planowanie przepływów pieniężnych. Przedsiębiorcy mogą łatwo sprawdzić, które faktury zostały odebrane przez kontrahentów, a które wymagają dodatkowych działań.

Zwiększone bezpieczeństwo dokumentów to także ważna korzyść. Faktury przechowywane w KSeF są zabezpieczone przed utratą, uszkodzeniem czy fałszowaniem. System zapewnia integralność danych i możliwość ich odtworzenia w przypadku problemów z lokalnymi kopiami zapasowymi.

Przygotowanie do przyszłych obowiązków prawnych stanowi strategiczną korzyść dla firm. Przedsiębiorcy, którzy już teraz wdrożą KSeF, będą gotowi na nadchodzące zmiany i unikną stresu związanego z koniecznością szybkiej adaptacji do nowych wymogów w 2026 roku.

Najczęstsze pytania

Nie, aby skorzystać z 40-dniowego terminu zwrotu, musisz wystawiać wyłącznie faktury ustrukturyzowane w związku z wykonywaniem czynności opodatkowanych. Dozwolone są jedynie określone wyjątki, takie jak faktury uproszczone z kas fiskalnych czy dokumenty niemożliwe do wystawienia w KSeF ze względów technicznych.

Przywilej 40-dniowego zwrotu VAT obowiązuje do 31 stycznia 2026 roku. Od 1 lutego 2026 roku, wraz z wprowadzeniem obowiązku KSeF dla pierwszej grupy podatników, te przepisy zostaną uchylone i wszyscy podatnicy będą podlegać standardowemu 60-dniowemu terminowi zwrotu.

Kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku wykazana w deklaracji nie może przekraczać 3 000 złotych. Limit ten dotyczy kwoty nierozliczonej w poprzednich okresach rozliczeniowych i stanowi jeden z warunków uzyskania 40-dniowego terminu zwrotu.

Nie, wystawienie faktury pro forma nie wyklucza możliwości otrzymania 40-dniowego zwrotu różnicy podatku. Faktury pro forma nie powodują skutków w zakresie podatku VAT i nie są traktowane jako faktury w rozumieniu przepisów ustawy, dlatego nie naruszają zasady wystawiania wyłącznie e-faktur.

Przez 12 miesięcy przed okresem, za który występujesz o zwrot, musisz być zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, składać terminowo deklaracje VAT za każdy okres rozliczeniowy oraz posiadać rachunek bankowy zawarty w wykazie białej listy podatników VAT.