Nierzetelne wystawienie faktury a KSeF - konsekwencje i kary

Nierzetelne wystawienie faktury a KSeF - konsekwencje prawne i finansowe

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur znacząco wpływa na sposób dokumentowania sprzedaży przez przedsiębiorców. W związku z nowymi regulacjami wzrasta znaczenie rzetelnego wystawiania faktur, a każdy błąd może skutkować surowymi karami finansowymi. Nierzetelne wystawienie faktury w kontekście KSeF niesie ze sobą poważne konsekwencje prawne, które mogą dotknąć każdego przedsiębiorcę.

System KSeF wprowadza nowe standardy dokumentowania transakcji handlowych, wymagając od podatników większej precyzji i uwagi przy wystawianiu faktur elektronicznych. Błędy, które wcześniej mogły zostać łatwo poprawione, w nowym systemie nabierają znaczenia prawnego i mogą skutkować wysokimi karami finansowymi. Przedsiębiorcy muszą zapoznać się z nowymi przepisami i dostosować swoje procesy księgowe do wymagań Krajowego Systemu e-Faktur.

Definicja nierzetelnego wystawienia faktury

Nierzetelne wystawienie faktury to sytuacja, w której dokument został wystawiony niezgodnie ze stanem rzeczywistym. Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji podatkowych w sposób rzetelny i bezbłędny, co bezpośrednio przekłada się na obowiązek prawidłowego dokumentowania wszystkich transakcji handlowych.

Niewystawienie faktury stanowi działanie nierzetelne, ponieważ podatnik nie wypełnia swoich formalnych obowiązków mimo powstania obowiązku podatkowego. Sytuacja taka występuje najczęściej gdy doszło do sprzedaży, ale przedsiębiorca z różnych powodów nie wystawił wymaganego dokumentu. Równie problematyczne są przypadki, gdy faktura zostanie wystawiona, ale w sposób nierzetelny lub wadliwy.

Faktury nierzetelne charakteryzują się tym, że zostały wystawione niezgodnie ze stanem faktycznym. Najczęstszymi przykładami takich dokumentów są faktury fikcyjne oraz faktury puste, które dokumentują zdarzenia gospodarcze niemające miejsca w rzeczywistości. Innym rodzajem faktury nierzetelnej jest dokument przedstawiający zdarzenie gospodarcze w sposób nieprawdziwy, niezgodny ze stanem faktycznym.

Praktycznym przykładem faktury nierzetelnej może być sytuacja, gdy przedsiębiorca udokumentował sprzedaż 10 sztuk towaru, podczas gdy w rzeczywistości sprzedaż dotyczyła 15 sztuk. Taka rozbieżność między dokumentacją a rzeczywistością gospodarczą automatycznie czyni fakturę nierzetelną i wymaga wystawienia faktury korygującej z prawidłowymi danymi.

Różnica między fakturą nierzetelną a wadliwą

Wadliwe wystawienie faktury to odrębna kategoria nieprawidłowości, która odnosi się do niezgodności dokumentu z obowiązującymi przepisami prawa. Wadliwość faktury może wynikać zarówno z naruszenia krajowych przepisów podatkowych, jak również z niezgodności z regulacjami wynikającymi z dyrektyw Unii Europejskiej.

Faktura wadliwa charakteryzuje się brakiem wymaganych prawem elementów lub nieprawidłowym ich przedstawieniem. Może to dotyczyć zarówno elementów formalnych, jak i merytorycznych wymaganych przez przepisy podatkowe. Wadliwość nie oznacza jednak, że transakcja nie miała miejsca lub została przedstawiona niezgodnie z rzeczywistością.

Typowym przykładem faktury wadliwej jest dokument, który nie zawiera wszystkich ustawowo wymaganych elementów faktury VAT. Jeśli przedsiębiorca stosuje metodę kasową i zgłosił się do jej stosowania, ale nie umieścił na fakturze adnotacji metoda kasowa, dokument staje się wadliwy. W takiej sytuacji konieczne jest wystawienie faktury korygującej dane formalne z dodaniem brakującej adnotacji.

Rozróżnienie między fakturą nierzetelną a wadliwą ma kluczowe znaczenie dla określenia rodzaju i wysokości kar, jakie mogą zostać nałożone na przedsiębiorcę. Każdy z tych rodzajów nieprawidłowości podlega innym sankcjom przewidzianym w Kodeksie karnym skarbowym.

Konsekwencje prawne nierzetelnego wystawienia faktury

Kodeks karny skarbowy przewiduje różne sankcje w zależności od rodzaju nieprawidłowości związanych z wystawianiem faktur. Przepisy te mają na celu zapewnienie rzetelności w dokumentowaniu transakcji gospodarczych i ochronę systemu podatkowego przed nadużyciami.

Zgodnie z art. 62 § 1 kks, przedsiębiorca który wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych. Ta relatywnie łagodna kara dotyczy sytuacji, gdy nie doszło do celowego działania na szkodę systemu podatkowego.

Znacznie surowsze kary przewidziane są w art. 62 § 2 kks dla przypadków nierzetelnego wystawiania faktur. Przedsiębiorca, który fakturę lub rachunek wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem się posługuje, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności na czas nie krótszy od roku, albo obu tym karom łącznie.

Szczególne regulacje dotyczą sytuacji, gdy kwota podatku wynikająca z nierzetelnej faktury jest małej wartości. Art. 62 § 2a kks przewiduje w takich przypadkach karę grzywny do 720 stawek dziennych albo karę pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie, jednak bez wymogu minimum roku pozbawienia wolności.

Warto podkreślić, że karalna jest również odmowa wydania faktury uprawnionej osobie lub podmiotowi. Takie zachowanie traktowane jest na równi z niewystawieniem faktury i może skutkować karą grzywny do 180 stawek dziennych.

System stawek dziennych i wysokość kar finansowych

Wysokość kar finansowych w systemie stawek dziennych zależy od indywidualnej sytuacji finansowej sprawcy. Organ podatkowy przy ustalaniu stawki dziennej powinien wziąć pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe.

Minimalna stawka dzienna wynosi 155,53 zł, podczas gdy maksymalna może sięgać 62 212 zł. Tak szeroki przedział umożliwia organom podatkowym dostosowanie kary do rzeczywistej sytuacji finansowej podatnika i zapewnienie, że sankcja będzie odczuwalna niezależnie od poziomu dochodów sprawcy.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca, który nie wystawił faktury i zostanie ukarany maksymalną liczbą 180 stawek dziennych w wymiarze minimalnym, będzie musiał zapłacić grzywnę w wysokości 27 995,40 zł. Kalkulacja ta wynika z pomnożenia 180 stawek przez minimalną stawkę dzienną 155,53 zł.

W przypadku nierzetelnego wystawienia faktury, gdy możliwa jest kara do 720 stawek dziennych, kwoty mogą być znacznie wyższe. Przy minimalnej stawce dziennej maksymalna kara wyniosłaby 111 981,60 zł, podczas gdy przy zastosowaniu maksymalnej stawki dziennej kara mogłaby sięgnąć astronomicznej kwoty 44 792 640 zł.

Tabela przedstawiająca przykładowe wysokości kar:

Znaczenie umyślności w odpowiedzialności karnej

Kluczowym elementem odpowiedzialności karnej za nieprawidłowości w wystawianiu faktur jest umyślność działania sprawcy. Przepisy Kodeksu karnego skarbowego stosuje się wyłącznie w przypadkach, gdy czyn został popełniony umyślnie, zarówno w zamiarze bezpośrednim, jak i ewentualnym.

Umyślność oznacza, że sprawca obejmował świadomością i wolą wszystkie elementy strony przedmiotowej czynu zabronionego. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca musiał być świadomy nieprawidłowości swojego działania i godził się na jego skutki lub wprost dążył do ich osiągnięcia.

Odpowiedzialności karnej nie poniesie osoba, która wystawiła wadliwą fakturę na skutek niezawinionego błędu czy pomyłki. Jeśli nieprawidłowość wynikała z nieuwagi, braku wiedzy lub innych okoliczności wykluczających umyślność, nie można zastosować sankcji przewidzianych w Kodeksie karnym skarbowym.

Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z 5 kwietnia 2018 roku podkreślił, że przepisy kks stosuje się jedynie gdy sprawca obejmował świadomością i wolą wszystkie elementy strony przedmiotowej typu czynu zabronionego. Oznacza to konieczność dokładnej analizy okoliczności każdego przypadku.

Istotne rozróżnienie dotyczy również celu działania sprawcy. Sąd Najwyższy w postanowieniu z 25 lutego 2014 roku wskazał, że wystawienie nierzetelnej faktury realizuje znamiona art. 62 § 2 kks, gdy ma na celu uniknięcie lub zmniejszenie podatku. Jeśli działanie finguje powstanie obowiązku podatkowego, może wyczerpywać znamiona innych przepisów karnych.

Instytucja czynnego żalu

Przedsiębiorca, który nieumyślnie wystawił fakturę nierzetelnie, ale naraził podatek na uszczuplenie, może skorzystać z instytucji czynnego żalu. Po naprawieniu błędu podatnik może złożyć zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego i w ten sposób uchronić się od negatywnych konsekwencji prawnych.

Czynny żal stanowi szczególną formę samodenuncjacji, która może prowadzić do umorzenia postępowania karnego skarbowego lub znacznego złagodzenia kary. Warunkiem skorzystania z tej instytucji jest dobrowolne zgłoszenie się do organów podatkowych i ujawnienie wszystkich okoliczności popełnionego czynu.

Procedura czynnego żalu wymaga nie tylko zgłoszenia nieprawidłowości, ale również naprawienia szkody wyrządzonej Skarbowi Państwa. Oznacza to konieczność dopłacenia należnego podatku wraz z odsetkami za zwłokę oraz ewentualnych innych należności publicznoprawnych.

Skorzystanie z czynnego żalu wymaga spełnienia określonych warunków czasowych i merytorycznych. Zgłoszenie musi nastąpić przed wszczęciem postępowania kontrolnego lub przed wykryciem nieprawidłowości przez organy podatkowe. Ponadto sprawca musi wykazać rzeczywistą skruchę i chęć naprawienia wyrządzonej szkody.

Nowe regulacje w systemie KSeF

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur nie zmienia podstawowych zasad odpowiedzialności za nierzetelne wystawienie faktury. Kary przewidziane w Kodeksie karnym skarbowym pozostają bez zmian, a ich wysokość i warunki stosowania są identyczne jak przed wprowadzeniem systemu elektronicznego.

Istotną zmianą jest jednak definicja momentu wystawienia faktury. W systemie KSeF faktura uznawana jest za wystawioną dopiero w momencie nadania jej numeru w ramach systemu, czyli po wysłaniu na serwer rządowy. Oznacza to, że faktura wypisana ręcznie lub utworzona wyłącznie w systemie księgowym, ale niewysłana do KSeF, nie będzie uznawana za wystawioną.

Ta zmiana ma fundamentalne znaczenie dla oceny, czy doszło do niewystawienia faktury. Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że samo utworzenie dokumentu w swoim systemie księgowym nie spełnia obowiązku wystawienia faktury, jeśli dokument nie zostanie przesłany do Krajowego Systemu e-Faktur.

Dodatkowo, zgodnie z art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT, który wejdzie w życie z dniem 1 sierpnia 2026 roku, wprowadzone zostaną dodatkowe kary pieniężne specyficzne dla systemu KSeF. Przepis ten został wprowadzony ustawą z dnia 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

Kary pieniężne specyficzne dla KSeF

Nowe regulacje przewidują nakładanie kar pieniężnych przez naczelnika urzędu skarbowego w drodze decyzji w określonych sytuacjach związanych z funkcjonowaniem systemu KSeF. Kary te stanowią uzupełnienie dotychczasowych sankcji i mają na celu zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu elektronicznego.

Kara pieniężna może zostać nałożona w trzech głównych sytuacjach związanych z niewłaściwym korzystaniem z systemu KSeF:

1. Gdy przedsiębiorca nie wystawił faktury przy użyciu KSeF pomimo takiego obowiązku
2. W okresie trwania awarii KSeF albo niedostępności systemu wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem
3. Gdy nie przesłał w terminie faktury do systemu KSeF

Wysokość kary pieniężnej może sięgać 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze. W przypadku gdy faktura nie zawiera wykazanego podatku, naczelnik może nałożyć karę pieniężną do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na dokumencie.

Nałożoną karę pieniężną należy uregulować bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu kary. Brak terminowej zapłaty może skutkować dodatkowymi konsekwencjami, w tym egzekucją administracyjną.

Ważnym ograniczeniem jest zasada, że kara pieniężna nie będzie nakładana na podatnika będącego osobą fizyczną, który za ten sam czyn będzie ponosił odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe. Oznacza to wykluczenie podwójnego karania za ten sam czyn.

Praktyczne zalecenia dla przedsiębiorców

Aby uniknąć konsekwencji związanych z nierzetelnym wystawianiem faktur w systemie KSeF, przedsiębiorcy powinni wdrożyć odpowiednie procedury kontroli jakości dokumentów. Kluczowe jest zapewnienie zgodności każdej faktury z rzeczywistością gospodarczą oraz z wymogami formalnymi przewidzianymi w przepisach.

Podstawowym zaleceniem jest wprowadzenie systemu weryfikacji faktur przed ich wysłaniem do KSeF. Każdy dokument powinien być sprawdzony pod kątem zgodności z rzeczywistą transakcją, poprawności danych kontrahenta, właściwej stawki VAT oraz kompletności wymaganych elementów faktury.

Przedsiębiorcy powinni również zadbać o odpowiednie szkolenie pracowników odpowiedzialnych za wystawianie faktur. Znajomość przepisów podatkowych i umiejętność rozpoznawania potencjalnych problemów może zapobiec powstawaniu kosztownych błędów i związanych z nimi kar.

Przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy przez pomyłkę wystawił fakturę na kwotę 1000 zł zamiast 10000 zł za dostawę towaru. Błąd został wykryty po miesiącu podczas uzgadniania sald z kontrahentem. Przedsiębiorca natychmiast wystawił fakturę korygującą i zgłosił błąd do urzędu skarbowego, korzystając z instytucji czynnego żalu, co pozwoliło uniknąć kary za nierzetelne wystawienie faktury.

Istotne znaczenie ma również właściwe dokumentowanie wszelkich zmian i korekt w fakturowaniu. Każda faktura korygująca powinna być wystawiona zgodnie z przepisami i zawierać wszystkie wymagane elementy, w tym odniesienie do faktury pierwotnej i jasne określenie charakteru dokonanej korekty.

Przedsiębiorcy powinni także monitorować zmiany w przepisach podatkowych i dostosowywać swoje procedury do nowych wymagań. Regularne audyty wewnętrzne procesów fakturowania mogą pomóc w identyfikacji potencjalnych problemów przed ich wykryciem przez organy podatkowe.

Procedury naprawcze i korygowanie błędów

W przypadku wykrycia błędów w wystawionych fakturach przedsiębiorcy mają do dyspozycji różne narzędzia naprawcze. Wybór odpowiedniej procedury zależy od charakteru błędu i czasu, jaki upłynął od wystawienia nieprawidłowej faktury.

Dla błędów merytorycznych, takich jak nieprawidłowa ilość towaru czy błędna wartość transakcji, konieczne jest wystawienie faktury korygującej. Dokument taki powinien zawierać wszystkie elementy faktury VAT oraz dodatkowo określić związek z fakturą pierwotną i charakter dokonanej korekty.

W przypadku błędów formalnych, na przykład braku wymaganej adnotacji czy nieprawidłowych danych identyfikacyjnych, również należy wystawić fakturę korygującą dane formalne. Taka korekta nie wpływa na wartość transakcji, ale uzupełnia lub poprawia elementy formalne dokumentu.

Szczególnie istotne jest właściwe udokumentowanie przyczyn korekty i zachowanie dowodów na to, że błąd nie miał charakteru umyślnego. W przypadku kontroli podatkowej takie dokumenty mogą być kluczowe dla wykazania braku umyślności i uniknięcia odpowiedzialności karnej.

Procedury naprawcze powinny być wdrożone niezwłocznie po wykryciu błędu. Każde opóźnienie może być interpretowane jako świadome tolerowanie nieprawidłowości i może wpłynąć na ocenę umyślności działania przez organy podatkowe.

Lista najważniejszych działań naprawczych:

• Natychmiastowe wystawienie faktury korygującej po wykryciu błędu
• Dokumentowanie przyczyn powstania błędu i podjętych działań naprawczych
• Powiadomienie kontrahenta o dokonanej korekcie
• Właściwe odzwierciedlenie korekty w ewidencji podatkowej
• Zachowanie dowodów na nieumyślny charakter błędu
• Rozważenie skorzystania z instytucji czynnego żalu w przypadku istotnych błędów

Najczęstsze pytania

Nie każdy błąd w fakturze automatycznie skutkuje karą. Kluczowe znaczenie ma umyślność działania sprawcy. Przypadkowe błędy, pomyłki czy działania wynikające z nieuwagi nie podlegają karom przewidzianym w Kodeksie karnym skarbowym. Odpowiedzialność karna powstaje tylko wtedy, gdy sprawca działał umyślnie, czyli był świadomy nieprawidłowości swojego postępowania.

Faktury wadliwe i nierzetelne podlegają różnym karom. Za niewystawienie faktury lub wystawienie wadliwe grozi kara do 180 stawek dziennych. Za nierzetelne wystawienie faktury przewidziana jest znacznie surowsza kara do 720 stawek dziennych, a w niektórych przypadkach również kara pozbawienia wolności. Różnica wynika z tego, że nierzetelność oznacza świadome zniekształcenie rzeczywistości gospodarczej.

Od 1 sierpnia 2026 roku będą obowiązywać dodatkowe kary pieniężne specyficzne dla systemu KSeF. Mogą one wynosić do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze lub do 18,7% wartości brutto w przypadku faktur bez podatku. Kary te są nakładane decyzją naczelnika urzędu skarbowego i stanowią uzupełnienie dotychczasowych sankcji przewidzianych w Kodeksie karnym skarbowym.

W systemie KSeF faktura jest uznawana za wystawioną dopiero w momencie nadania jej numeru przez system, czyli po przesłaniu na serwer rządowy. Oznacza to, że dokument utworzony tylko w lokalnym systemie księgowym, ale niewysłany do KSeF, nie jest traktowany jako wystawiony. Ta zmiana ma fundamentalne znaczenie dla oceny, czy doszło do niewystawienia faktury.

Tak, istnieje możliwość uniknięcia kary poprzez skorzystanie z instytucji czynnego żalu. Po wykryciu błędu i jego naprawieniu przedsiębiorca może złożyć zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego. Warunkiem jest dobrowolne zgłoszenie się przed wykryciem nieprawidłowości przez organy podatkowe oraz naprawienie szkody poprzez dopłacenie należnego podatku z odsetkami.

Wysokość kar zależy od indywidualnie ustalonej stawki dziennej, która wynosi od 155,53 zł do 62 212 zł. Za niewystawienie faktury minimalna kara wynosi 27 995,40 zł (180 x 155,53 zł), a maksymalna może sięgać ponad 11 milionów złotych. Za nierzetelne wystawienie kary są czterokrotnie wyższe, ponieważ można nałożyć do 720 stawek dziennych zamiast 180.

Tak, odmowa wydania faktury uprawnionej osobie lub podmiotowi jest traktowana na równi z niewystawieniem faktury i może skutkować karą grzywny do 180 stawek dziennych. Przedsiębiorca ma obowiązek nie tylko wystawić fakturę, ale również wydać ją kontrahentowi na jego żądanie. Odmowa bez uzasadnionych przyczyn stanowi naruszenie obowiązków podatkowych.