KSeF - Krajowy System e-Faktur: przewodnik dla przedsiębiorców

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadzony przez Ministerstwo Finansów stanowi rewolucyjną zmianę w sposobie wystawiania i przesyłania faktur w Polsce. Ten ogólnokrajowy program informatyczny umożliwia przedsiębiorcom wystawianie i otrzymywanie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych w jednym, centralnym systemie. Choć obecnie korzystanie z KSeF pozostaje dobrowolne, już wkrótce stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców.

System KSeF został zaprojektowany z myślą o centralizacji procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym. Wszystkie faktury będą kierowane do jednego centralnego miejsca, co pozwoli na połączenie systemów fakturowania i księgowości bezpośrednio z KSeF. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mogli przesyłać faktury sprzedaży przez ten system, a także odbierać faktury kosztowe, które już przeszły przez KSeF.

Ministerstwo Finansów przygotowało szereg zachęt dla przedsiębiorców, którzy zdecydują się na dobrowolne korzystanie z systemu przed wprowadzeniem obowiązku. Korzyści te obejmują między innymi zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur, skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku oraz większe bezpieczeństwo interpretacyjne.

Terminy wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur

Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w KSeF zostało zaplanowane etapowo, z uwzględnieniem różnych kategorii przedsiębiorców. Ministerstwo Finansów ustaliło konkretne terminy, które pozwolą przedsiębiorcom na odpowiednie przygotowanie się do zmian.

Od 1 lutego 2026 roku obowiązek będzie dotyczył podmiotów dużych, które w 2024 roku przekroczyły 200 milionów złotych obrotów. Te największe przedsiębiorstwa będą pierwszymi, które muszą wdrożyć system KSeF w swojej działalności.

Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek rozszerzy się na wszystkie podmioty prowadzące działalność gospodarczą w Polsce. To oznacza, że niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, wszyscy przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania faktur przez Krajowy System e-Faktur.

Rada Ministrów przyjęła 17 czerwca projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie Krajowego Systemu e-Faktur. Projekt ten trafił do Sejmu i zawiera szereg istotnych regulacji dotyczących funkcjonowania systemu.

1. Wystawianie faktur na kasach rejestrujących będzie możliwe wyłącznie do 31 grudnia 2026 roku
2. Wskazywanie numeru KSeF przy realizacji płatności za fakturę nie będzie obowiązkowe do 31 grudnia 2026 roku
3. Podatnicy otrzymają możliwość dobrowolnego stosowania trybu offline w przypadku problemów z przesłaniem faktury
4. Mikro-przedsiębiorcy będą mogli dokumentować sprzedaż bez użycia KSeF od kwietnia do grudnia 2026 roku
5. Data wystawienia faktury będzie zawsze zgodna z tą wskazaną w treści faktury przez wystawcę

Podmioty objęte obowiązkiem KSeF

Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy dla większości przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce. Jednak ustawodawca przewidział szereg wyjątków, które określają, kiedy faktura nie musi być wystawiana przez KSeF.

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy faktur wystawianych przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju. Podobnie zwolnieni są podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, którzy posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, ale to miejsce nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług.

Wyjątki dotyczą również podatników korzystających z procedur szczególnych określonych w dziale XII ustawy o VAT w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach. Zwolnieni są także podatnicy korzystający ze zwolnienia ze względu na nieprzekroczony limit obrotu 200 tysięcy złotych.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić w drodze rozporządzenia dodatkowe przypadki, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur w ramach KSeF. Przy wydawaniu takiego rozporządzenia uwzględnia specyfikę niektórych rodzajów działalności, konieczność zapewnienia szczególnych sposobów dokumentowania oraz możliwości techniczno-organizacyjne podatników.

Funkcjonowanie Krajowego Systemu e-Faktur

Krajowy System e-Faktur działa w oparciu o ustrukturyzowane faktury w formacie XML, które są przesyłane za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego. Po otrzymaniu faktury system automatycznie sprawdza, czy dokument jest zgodny z wymaganym standardem i właściwym schematem XML faktury.

Gdy faktura zostanie pozytywnie zweryfikowana, system KSeF nadaje jej unikalny numer referencyjny. Wystawca faktury otrzymuje wówczas urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), które potwierdza prawidłowe przyjęcie dokumentu do systemu. Ten mechanizm zapewnia pewność, że faktura została poprawnie zarejestrowana w centralnym systemie.

Jeśli odbiorca nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktur przez KSeF, wystawca nadal może korzystać z systemu, ale powinien udostępnić dokument drugiej stronie transakcji w tradycyjny sposób - w formie papierowej lub elektronicznej. Warto zauważyć, że nabywca może wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych, nawet jeśli nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur w KSeF.

System umożliwia kilka różnych rodzajów uwierzytelnienia w zależności od rodzaju podmiotu. Przedsiębiorcy mogą korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub wygenerowanego przez Krajowy System e-Faktur tokenu.

• Przygotowanie merytoryczne faktury obejmuje określenie wszystkich wymaganych pól schemy
• Przygotowanie techniczne polega na utworzeniu pliku XML zgodnego ze schematem KSeF
• Autoryzacja użytkownika wymaga posiadania odpowiednich uprawnień
• Wysłanie faktury do systemu i nadanie jej numeru referencyjnego
• Walidacja faktury i jej przyjęcie lub odrzucenie przez system

Korzyści wynikające z korzystania z KSeF

Ministerstwo Finansów przygotowało szereg zachęt dla przedsiębiorców, którzy zdecydują się na dobrowolne korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur przed wprowadzeniem obowiązku. Te korzyści mają na celu ułatwienie procesu wdrożenia i pokazanie praktycznych korzyści płynących z nowego systemu.

Jedną z najważniejszych korzyści jest zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji. Odpowiedzialność za przechowywanie dokumentów przejmuje KSeF, co znacznie odciąża przedsiębiorców z obowiązków związanych z prowadzeniem archiwum dokumentów. System przechowuje faktury przez 10 lat, zapewniając ich dostępność w razie potrzeby.

System zapewnia również bezpieczeństwo interpretacyjne dzięki jednolitemu formatowi faktury elektronicznej, który jest taki sam dla wszystkich użytkowników. Nabywca nie będzie mógł twierdzić, że faktury nie otrzymał, ponieważ będzie ona przesyłana natychmiast w czasie rzeczywistym, co usprawni między innymi wymianę korekt.

Przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy, który zdecydował się na dobrowolne korzystanie z KSeF, zauważył znaczne usprawnienie procesów księgowych. Automatyzacja fakturowania i księgowania oznaczała skrócenie czasu na formalności przy rozliczeniach oraz zmniejszenie podatności na błędy przy wystawianiu faktur. Dodatkowo możliwość pobierania faktur kosztowych z systemu KSeF bez konieczności posiadania faktury w formie papierowej znacznie ułatwiła prowadzenie księgowości.

Większa automatyzacja procesów fakturowania i księgowania to kolejna istotna korzyść. Oznacza to skrócenie czasu potrzebnego na formalności przy rozliczeniach oraz zmniejszenie podatności na błędy przy wystawianiu faktur. Przedsiębiorcy mogą skupić się na merytorycznych aspektach prowadzenia działalności zamiast na problemach technicznych związanych z dokumentacją.

Wprowadzenie jednego wspólnego krajowego systemu e-faktur da fiskusowi bieżące informacje odnoszące się do dokonywanych przez podatników transakcji zakupu i sprzedaży. To uprości i przyspieszy kontrole na gruncie VAT, a czego konsekwencją będzie uszczelnienie podatku VAT i zwiększenie dochodów budżetu państwa.

KSeF a tradycyjne metody fakturowania

Krajowy System e-Faktur wprowadza ustrukturyzowane faktury, które znacznie różnią się od tradycyjnych metod fakturowania. Podczas gdy zwykła faktura elektroniczna może być w dowolnym formacie, najczęściej PDF, ustrukturyzowana e-faktura to dokument w formacie XML zawierający ustandaryzowany zestaw danych.

Obecnie wielu księgowych i przedsiębiorców korzysta z systemów OCR (optycznego rozpoznawania znaków), które odczytują dane z obrazu faktury. Niestety nawet najlepsze systemy OCR są omylne i wymagają przy rozliczaniu dokładnego sprawdzenia dat, numerów faktury, danych kontrahenta i zaksięgowanych wartości. Mimo że przyspieszają znacząco proces księgowania, wciąż nie są doskonałe.

Z uwagi na postępującą cyfryzację w obrocie gospodarczym, według zapowiedzi ministerstwa ustrukturyzowane faktury będą obligatoryjne dla wszystkich bez względu na osiągane obroty od stycznia 2027 roku. Wówczas więc znikną faktury papierowe z większości transakcji biznesowych.

Z obowiązku fakturowania KSeF zostaną jednak wyłączone między innymi faktury konsumenckie (B2C), bilety uznawane za faktury, w tym paragony na autostradach płatnych, oraz faktury wystawiane w ramach procedur OSS i IOSS.

Ministerstwo Finansów wdraża obligatoryjny obowiązek wystawiania faktur w KSeF od kwietnia 2026 roku, jednak z przedłużeniem okresu przejściowego do końca roku 2026 dla tych przedsiębiorców, u których suma obrotów brutto nie przekroczy 10 000 złotych miesięcznie.

Proces wystawiania faktury w KSeF

Wystawianie faktury w Krajowym Systemie e-Faktur wymaga wykonania szeregu kroków, które zapewnią prawidłowe przygotowanie i przesłanie dokumentu. Proces ten składa się z etapów merytorycznych, technicznych oraz administracyjnych.

Pierwszym krokiem jest przygotowanie merytoryczne faktury, które obejmuje określenie wszystkich wymaganych i opcjonalnych pól schemy faktury. Należy precyzyjnie określić nazwę i adres nabywcy, dane sprzedawcy, opis towarów lub usług, kwotę netto, stawkę podatku VAT, kwotę podatku VAT i kwotę brutto.

Przygotowanie techniczne faktury polega na utworzeniu pliku XML zawierającego dane faktury w formacie zgodnym ze schematem KSeF. Ten etap wymaga odpowiedniego oprogramowania, które może być zintegrowane z systemem księgowym lub stanowić osobną aplikację.

Po przygotowaniu faktury następuje wysłanie dokumentu do KSeF i nadanie mu numeru referencyjnego. System automatycznie przydziela unikalny identyfikator, który można wykorzystać do wyszukiwania faktury w przyszłości.

1. Określenie wszystkich wymaganych pól schemy faktury
2. Utworzenie pliku XML zgodnego ze schematem KSeF
3. Uwierzytelnienie użytkownika w systemie
4. Przesłanie faktury do systemu KSeF
5. Otrzymanie numeru referencyjnego faktury
6. Potwierdzenie przyjęcia faktury przez system

Walidacja faktury to kluczowy etap, podczas którego system weryfikuje dokument pod względem poprawności formatu i zawartości. Jeśli faktura jest poprawna, zostanie przyjęta do KSeF i nadany jej zostanie numer referencyjny. W przypadku błędów system odrzuci fakturę i wskaże przyczyny odrzucenia.

Uprawnienia i zarządzanie dostępem w KSeF

System KSeF oferuje rozbudowany mechanizm zarządzania uprawnieniami, który umożliwia przedsiębiorcom elastyczne określanie, kto może wystawiać faktury w ich imieniu. Podatnik jako właściciel konta ma pełne uprawnienia pierwotne i domyślne, które pozwalają mu między innymi na nadawanie uprawnień innym podmiotom.

Przedsiębiorca ma możliwość upoważnienia biura rachunkowego lub konkretnych osób fizycznych, na przykład pracowników biura rachunkowego, do wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych. Ten mechanizm jest szczególnie ważny dla firm korzystających z usług zewnętrznych biur księgowych.

Podatnik może również wskazywać podmioty, którzy mogą wystawiać faktury w procedurze samofakturowania jako nabywcy. To rozwiązanie jest szczególnie przydatne w przypadku regularnych transakcji między stałymi kontrahentami, gdzie nabywca przejmuje obowiązek dokumentowania transakcji.

System umożliwia różne poziomy uprawnień, od podstawowych uprawnień do wystawiania faktur, po bardziej zaawansowane funkcje zarządzania kontami i ustawieniami. Każde uprawnienie może być nadane na określony czas lub bezterminowo, z możliwością cofnięcia w dowolnym momencie.

• Uprawnienia do wystawiania faktur sprzedażowych
• Dostęp do faktur kosztowych otrzymanych przez system
• Możliwość zarządzania ustawieniami konta
• Prawo do nadawania uprawnień innym użytkownikom
• Dostęp do raportów i analiz transakcji

Współpraca z biurami rachunkowymi w KSeF

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wymaga szczególnej uwagi na kwestie współpracy między przedsiębiorcami a biurami rachunkowymi. Choć główna odpowiedzialność za prawidłowe fakturowanie leży po stronie przedsiębiorcy, biura rachunkowe mają szereg istotnych zadań do wykonania.

Przede wszystkim biuro rachunkowe powinno zapewnić, że program do fakturowania, który udostępnia klientom, jest w pełni zintegrowany z KSeF. To oznacza konieczność aktualizacji oprogramowania księgowego i dostosowania procesów wewnętrznych do nowych wymagań.

W roli podatnika biuro rachunkowe także wystawia faktury za swoje usługi, dlatego osoby odpowiedzialne za ten proces powinny być dobrze zaznajomione z procedurą wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF. To wymaga odpowiedniego przeszkolenia personelu i wdrożenia nowych procedur.

Biuro rachunkowe obsługujące 50 klientów musiało przygotować się na wdrożenie KSeF poprzez aktualizację systemu księgowego, przeszkolenie pracowników oraz ustalenie z każdym klientem modelu współpracy. Niektórzy klienci zdecydowali się na samodzielne wystawianie faktur z przekazaniem uprawnień do odbioru, inni powierzyli biuru pełną obsługę fakturowania. Kluczowe okazało się wcześniejsze ustalenie uprawnień i procedur współpracy.

Istnieją różne modele współpracy między klientem a biurem rachunkowym w zakresie KSeF. Może to być model, w którym klient samodzielnie wystawia faktury, a biuro otrzymuje uprawnienia tylko do ich pobierania, lub model pełnej obsługi, gdzie biuro wystawia faktury w imieniu klienta.

Kluczowe jest właściwe nadanie uprawnień przez klienta biuru rachunkowemu. Przedsiębiorca może wskazać całe biuro jako podmiot uprawniony lub nadać uprawnienia konkretnym pracownikom biura. Każde z tych rozwiązań ma swoje zalety i wymaga odpowiedniego zarządzania.

Data wystawienia i aspekty czasowe w KSeF

Kwestie związane z datą wystawienia faktury w Krajowym Systemie e-Faktur mają fundamentalne znaczenie dla prawidłowego rozliczania podatku VAT i ujmowania kosztów podatkowych. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

Ważnym elementem struktury XML faktury ustrukturyzowanej jest pole P_1, które odnosi się do daty wystawienia faktury. To pole musi być wypełnione w momencie wysyłki faktury do KSeF i może się różnić od daty faktycznego przesłania dokumentu do systemu.

Z tego wyjaśnienia wynika istotna kwestia - data wytworzenia faktury w systemie księgowym a data wystawienia faktury ustrukturyzowanej mogą się różnić. Ta różnica może mieć wpływ na moment, w którym nabywca może zrealizować prawo do odliczenia podatku VAT.

Prawo do odliczenia podatku VAT nabywca może zrealizować nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę lub dokument celny. To oznacza, że moment otrzymania faktury przez KSeF może wpłynąć na rozliczenia podatkowe obu stron transakcji.

Warto mieć na uwadze, że fakt posiadania poprawnie wystawionej faktury warunkuje prawo do odliczenia podatku VAT oraz ujęcia wydatku w kosztach podatkowych. Dlatego tak ważne jest przestrzeganie wszystkich wymogów formalnych związanych z wystawianiem faktur przez KSeF.

Tryb offline i sytuacje awaryjne

Krajowy System e-Faktur przewiduje możliwość korzystania z trybu offline w sytuacjach, gdy występują problemy z przesłaniem faktury do systemu. Ten mechanizm ma zapewnić ciągłość procesów biznesowych nawet w przypadku awarii systemu lub problemów technicznych.

Tryb offline będzie dostępny jako opcja dobrowolna dla podatników, którzy napotkają trudności z przesłaniem faktury do KSeF w trybie standardowym. W takich sytuacjach przedsiębiorcy będą mogli wystawić fakturę lokalnie, a następnie przesłać ją do systemu po przywróceniu połączenia.

Certyfikaty wystawcy faktury to narzędzie niezbędne do wystawiania faktur poza KSeF w sytuacjach awaryjnych. Ministerstwo Finansów zapewni możliwość wcześniejszego wygenerowania oraz poboru tych certyfikatów w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF.

Mechanizm trybu offline ma szczególne znaczenie dla przedsiębiorców prowadzących działalność w miejscach o ograniczonej dostępności internetowej lub dla tych, którzy muszą wystawiać faktury w sytuacjach, gdy dostęp do systemu KSeF jest czasowo niemożliwy.

Ważne jest, aby przedsiębiorcy przygotowali się na możliwość korzystania z trybu offline poprzez wcześniejsze pobranie odpowiednich certyfikatów i zapoznanie się z procedurami wystawiania faktur w tym trybie.

Częściowe dokumentowanie i elastyczność systemu

Jedną z istotnych cech Krajowego Systemu e-Faktur w okresie dobrowolnego korzystania jest możliwość częściowego dokumentowania transakcji przez system. Przedsiębiorcy mają opcję dobrowolnego korzystania z KSeF do wystawiania faktur ustrukturyzowanych jednocześnie z możliwością wystawiania faktur elektronicznych lub papierowych w tradycyjny sposób.

To oznacza, że przedsiębiorcy mogą wykorzystać KSeF do elektronicznego tworzenia, wysyłania i przetwarzania części swoich faktur, choć nie są jeszcze zmuszeni do tego prawnym nakazem. W praktyce mogą nadal część faktur wystawiać w inny sposób, dostosowując proces do swoich potrzeb i możliwości technicznych.

Możliwość częściowego dokumentowania jest szczególnie przydatna dla przedsiębiorców, którzy chcą stopniowo przygotować się do obowiązkowego wdrożenia KSeF. Mogą oni testować system na wybranych transakcjach, poznawać jego funkcjonalności i dostosowywać wewnętrzne procesy bez konieczności natychmiastowej zmiany całego systemu fakturowania.

Średnie przedsiębiorstwo produkcyjne zdecydowało się na stopniowe wdrażanie KSeF, rozpoczynając od faktur dla największych kontrahentów. Dzięki temu mogło przetestować system, przeszkolić pracowników i dostosować procesy wewnętrzne. Po kilku miesiącach rozszerzyło korzystanie z KSeF na wszystkie transakcje, co znacznie ułatwiło późniejsze przejście na obowiązkowy system.

Ta elastyczność jest szczególnie ważna w kontekście różnorodności polskich przedsiębiorstw - od małych firm rodzinnych po duże korporacje. Każde z tych przedsiębiorstw może dostosować tempo i zakres wdrażania KSeF do swoich możliwości i potrzeb.

Najczęstsze pytania

Nie, do końca 2025 roku fakturowanie w KSeF pozostaje dobrowolne. Obowiązek zostanie wprowadzony etapowo od lutego 2026 roku dla dużych przedsiębiorstw, a od kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych podmiotów.

Główne korzyści to zwolnienie z obowiązku przechowywania i archiwizowania faktur, zwolnienie z przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu, skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni oraz większe bezpieczeństwo interpretacyjne dzięki jednolitemu formatowi faktury.

Według zapowiedzi Ministerstwa Finansów ustrukturyzowane faktury będą obligatoryjne dla wszystkich od stycznia 2027 roku. Faktury papierowe znikną z większości transakcji biznesowych, ale nadal będą możliwe dla faktur konsumenckich i niektórych innych kategorii określonych przez ministerstwo.

Przedsiębiorca może wskazać biuro rachunkowe jako podmiot uprawniony do wystawiania faktur lub nadać uprawnienia konkretnym pracownikom biura. Proces odbywa się przez system KSeF i wymaga odpowiedniego uwierzytelnienia oraz określenia zakresu uprawnień.

Tryb offline to dobrowolna opcja dla podatników, którzy napotkają problemy z przesłaniem faktury do KSeF w trybie standardowym. Wymaga wcześniejszego pobrania certyfikatów wystawcy faktury, które będą dostępne od listopada 2025 roku. Pozwala na wystawienie faktury lokalnie z późniejszym przesłaniem do systemu.