4 modele współpracy z biurem rachunkowym w KSeF

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur fundamentalnie zmieni sposób funkcjonowania polskich przedsiębiorstw. Nowe przepisy wymuszą na przedsiębiorcach całkowitą transformację procesów wystawiania i przyjmowania faktur, co bezpośrednio wpłynie na organizację współpracy z biurami rachunkowymi. W obliczu tych zmian kluczowe staje się odpowiednie dostosowanie modelu współpracy, który będzie efektywny zarówno dla przedsiębiorcy, jak i dla biura rachunkowego.

Krajowy System e-Faktur wprowadza nowe standardy dokumentacji, które wymagają precyzyjnego zarządzania uprawnieniami i dostępami. Przedsiębiorcy muszą podjąć strategiczne decyzje dotyczące sposobu udostępniania swojego konta w KSeF zewnętrznym podmiotom świadczącym usługi księgowe. Każdy z dostępnych modeli współpracy niesie ze sobą określone konsekwencje organizacyjne, techniczne i bezpieczeństwa, które należy dokładnie przeanalizować przed podjęciem ostatecznej decyzji.

Wybór odpowiedniego modelu współpracy determinuje nie tylko sprawność procesów księgowych, ale także poziom bezpieczeństwa danych finansowych przedsiębiorstwa. Biura rachunkowe muszą dostosować swoje procedury operacyjne do nowych wymagań technicznych, jednocześnie zachowując najwyższe standardy ochrony informacji klientów. Właściwa analiza dostępnych opcji pozwoli na optymalizację kosztów i czasu poświęcanego na obsługę dokumentacji podatkowej.

Model bez dostępu do KSeF dla biura rachunkowego

Pierwszy model współpracy charakteryzuje się brakiem nadawania uprawnień do Krajowego Systemu e-Faktur przez przedsiębiorcę na rzecz biura rachunkowego. W tym scenariuszu klient kontynuuje tradycyjny sposób przekazywania dokumentacji, dostarczając faktury w formie papierowej lub przesyłając je elektronicznie w sposób zbiorczy. Taka sytuacja może wynikać z różnych przyczyn, począwszy od niechęci przedsiębiorcy do udostępniania dostępu osobom trzecim, poprzez obawy związane z bezpieczeństwem danych, aż po bariery technologiczne uniemożliwiające prawidłowe nadanie uprawnień.

Przedsiębiorcy decydujący się na ten model często kierują się obawami o utratę kontroli nad własnymi danymi finansowymi. Niektórzy nie są w pełni świadomi swoich obowiązków wynikających z wprowadzenia KSeF, inni zaś obawiają się skomplikowanych procedur związanych z zarządzaniem dostępami w systemie. Dodatkowo może wystąpić sytuacja, w której przedsiębiorca napotyka trudności techniczne podczas próby nadania uprawnień swojemu księgowemu, co skutkuje rezygnacją z tej opcji.

Biura rachunkowe stojące przed problemem braku dostępu do KSeF mają do dyspozycji kilka strategii postępowania. Pierwszym krokiem powinno być szczegółowe wyjaśnienie klientowi przyczyn jego niechęci do nadania uprawnień. Często okazuje się, że przedsiębiorca nie jest w pełni świadomy korzyści płynących z integracji systemów księgowych z KSeF lub ma nieuzasadnione obawy dotyczące bezpieczeństwa danych. W takich przypadkach edukacja klienta i przedstawienie konkretnych korzyści może przynieść pozytywne rezultaty.

Kolejnym działaniem jest prezentacja klientowi wpływu dostępu do KSeF na jakość i szybkość obsługi księgowej. Biuro rachunkowe powinno wyjaśnić, w jaki sposób bezpośredni dostęp do systemu wpłynie na terminowość sporządzania deklaracji podatkowych, dokładność ewidencji księgowej oraz ogólną efektywność procesów finansowych. Przedstawienie konkretnych przykładów oszczędności czasu i redukcji błędów może przekonać wahającego się przedsiębiorcę.

W przypadku gdy perswazja nie przynosi oczekiwanych rezultatów, biuro rachunkowe może rozważyć podniesienie ceny za świadczone usługi księgowe. Dodatkowe koszty wynikające z konieczności ręcznego wprowadzania danych, braku możliwości automatyzacji procesów oraz zwiększonego ryzyka błędów powinny zostać uwzględnione w kalkulacji cenowej. Decyzja o podwyżce powinna uwzględniać długoterminowe relacje z klientem oraz jego strategiczne znaczenie dla biura.

1. Analiza przyczyn braku dostępu do KSeF ze strony klienta
2. Przeprowadzenie sesji edukacyjnej dotyczącej korzyści z integracji
3. Przedstawienie wpływu na jakość i szybkość obsługi księgowej
4. Kalkulacja dodatkowych kosztów wynikających z braku automatyzacji
5. Podjęcie decyzji o ewentualnej podwyżce cen usług księgowych

Przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy nie chce nadać dostępu do KSeF swojemu księgowemu z obawy o bezpieczeństwo danych. W rezultacie biuro rachunkowe musi ręcznie wprowadzać wszystkie faktury sprzedaży i zakupu, co wydłuża czas obsługi o 40% i zwiększa ryzyko błędów księgowych.

Model nadawania dostępu dla biura jako podmiotu

Drugi model współpracy polega na nadaniu uprawnień do KSeF bezpośrednio biuru rachunkowemu jako podmiotowi gospodarczemu, a nie konkretnej osobie fizycznej. W tym przypadku przedsiębiorca wykorzystuje wyłącznie numer NIP biura oraz jego pełną nazwę firmową podczas procesu autoryzacji. Takie rozwiązanie umożliwia nadanie uprawnień w zakresie wystawiania faktur oraz dostępu do pobierania dokumentów sprzedaży i zakupu, jednak nie pozwala właścicielowi biura na swobodne zarządzanie dostępami wśród swoich pracowników.

Specyfika tego modelu różni się w zależności od formy prawnej biura rachunkowego. Gdy podmiotem świadczącym usługi księgowe jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, uprawnienia są nadawane bezpośrednio właścicielowi firmy. W przypadku gdy biuro funkcjonuje w formie spółki, nadane uprawnienia uzyskuje cała spółka, co oznacza, że każdy użytkownik KSeF z dostępem do przeglądania faktur w spółce automatycznie zyskuje określone uprawnienia.

Implementacja tego modelu wiąże się z pewnymi ograniczeniami w zarządzaniu dostępami na poziomie pracowników biura rachunkowego. Aby pracownicy mogli uzyskać dostęp do kont klientów w KSeF, muszą zostać podpięci do głównego konta biura rachunkowego w systemie. Konsekwencją takiego rozwiązania jest automatyczne nadanie pracownikowi dostępu do wszystkich klientów, którzy udzielili uprawnień biuru jako podmiotowi, bez możliwości selektywnego zarządzania dostępami.

System nie przewiduje możliwości ograniczenia dostępu pracownika wyłącznie do wybranych klientów biura rachunkowego. Oznacza to, że pracownik otrzymujący uprawnienia do przeglądania faktur automatycznie zyskuje dostęp do dokumentacji wszystkich klientów, którzy nadali uprawnienia dla biura jako podmiotu. Dodatkowo pracownik uzyskuje wgląd w faktury należące do samego biura rachunkowego, co może rodzić obawy dotyczące poufności informacji biznesowych.

Zalety tego modelu obejmują przede wszystkim prostotę implementacji z perspektywy klienta, który nie musi udostępniać swojego numeru PESEL. Przedsiębiorca wykorzystuje wyłącznie publicznie dostępne dane biura rachunkowego, takie jak NIP i nazwa firmy. Model ten sprawdza się szczególnie dobrze w małych biurach rachunkowych, gdzie nie ma zatrudnionych pracowników lub gdzie wszyscy pracownicy mogą mieć dostęp do dokumentacji wszystkich klientów jednocześnie.

Model dostępu przez właściciela biura rachunkowego

Trzeci model współpracy, uznawany za najbardziej zrównoważone rozwiązanie, polega na nadaniu uprawnień do KSeF właścicielowi biura rachunkowego jako osobie fizycznej. W tym przypadku klient przekazuje dostęp bezpośrednio szefowi biura, który następnie samodzielnie zarządza uprawnieniami wśród swoich pracowników. Takie rozwiązanie znacząco redukuje obciążenie administracyjne po stronie klienta, jednocześnie zapewniając właścicielowi biura pełną kontrolę nad organizacją pracy i bezpieczeństwem danych.

Kluczową zaletą tego modelu jest możliwość delegowania uprawnień do zarządzania dostępami. Gdy klient nadaje szefowi biura uprawnienia do zarządzania dostępami w KSeF, ten może samodzielnie decydować, któremu z pracowników przydzielić dostęp do pobierania faktur sprzedaży i zakupu konkretnego klienta. Eliminuje to konieczność ciągłych konsultacji z klientem przy każdej zmianie personalnej lub organizacyjnej w biurze rachunkowym.

Implementacja tego modelu wymaga jednorazowego działania ze strony klienta, który nadaje uprawnienia szefowi biura rachunkowego. Następnie cała organizacja pracy, w tym przydzielanie i odbieranie dostępów pracownikom, leży w gestii właściciela biura. Klient zachowuje jednak pełną kontrolę nad sytuacją, ponieważ w każdym momencie może zalogować się do KSeF i zweryfikować, jakie osoby mają dostęp do jego konta oraz jakie uprawnienia zostały im nadane przez szefa biura rachunkowego.

Zarządzanie dostępami przez właściciela biura przynosi znaczące korzyści w zakresie bezpieczeństwa danych. Centralizacja kontroli dostępu zmniejsza ryzyko wycieku informacji, ponieważ właściciel biura ma pełny nadzór nad tym, kto i kiedy otrzymuje dostęp do danych konkretnego klienta. W przypadku zwolnienia pracownika lub zmiany jego obowiązków, właściciel może natychmiast odebrać lub zmodyfikować uprawnienia bez angażowania klienta.

System ten ułatwia także identyfikację osób odpowiedzialnych za ewentualne błędy w obsłudze KSeF. Dzięki szczegółowym logom aktywności można precyzyjnie określić, który pracownik wykonał konkretne działanie w systemie. Ta funkcjonalność jest szczególnie wartościowa w przypadku audytów wewnętrznych lub zewnętrznych kontroli, gdzie konieczne jest wykazanie pełnej historii działań w systemie księgowym.

• Centralizacja zarządzania dostępami w rękach właściciela biura
• Możliwość precyzyjnego przydzielania uprawnień poszczególnym pracownikom
• Eliminacja konieczności konsultacji z klientem przy zmianach personalnych
• Szczegółowe logi aktywności umożliwiające identyfikację odpowiedzialności
• Zachowanie pełnej kontroli przez klienta nad nadanymi uprawnieniami

Ograniczenia tego modelu wynikają głównie z centralnej roli właściciela biura w zarządzaniu dostępami. W przypadku jego nieobecności może wystąpić problem z dostępem do KSeF, jeśli wcześniej nie przekazał on odpowiednich uprawnień innym osobom. Dodatkowo właściciel biura musi udostępnić klientowi swój numer PESEL, co niektórzy mogą postrzegać jako naruszenie prywatności.

Właściciel średniego biura rachunkowego obsługującego 50 klientów otrzymał od wszystkich uprawnień do zarządzania dostępami w KSeF. Może teraz samodzielnie przydzielać swoim 8 pracownikom dostęp do konkretnych klientów w zależności od specjalizacji i obciążenia pracą, bez konieczności angażowania przedsiębiorców w proces zarządzania dostępami.

Model dostępu dla wybranego pracownika biura

Czwarty model współpracy charakteryzuje się bezpośrednim nadaniem uprawnień do KSeF wybranemu pracownikowi biura rachunkowego przez klienta. Choć rozwiązanie to może wydawać się prostsze z perspektywy organizacyjnej, w praktyce niesie ze sobą znaczące ograniczenia i ryzyka, które czynią go najmniej zalecanym spośród wszystkich dostępnych opcji. Główne problemy wynikają z możliwej rotacji pracowników, ich nieobecności oraz braku pełnej kontroli właściciela biura nad dostępami do systemów klientów.

Podstawowym problemem tego modelu jest uzależnienie dostępu do danych klienta od konkretnej osoby zatrudnionej w biurze rachunkowym. W przypadku zwolnienia, odejścia lub długotrwałej nieobecności pracownika, biuro traci możliwość obsługi klienta do momentu nadania uprawnień innej osobie. Proces ten wymaga każdorazowego zaangażowania przedsiębiorcy, który musi odebrać uprawnienia poprzedniemu pracownikowi i nadać je nowemu opiekunowi księgowemu.

Właściciel biura rachunkowego w tym modelu nie ma bezpośredniej kontroli nad dostępami swoich pracowników do systemów klientów. Nie może samodzielnie zarządzać uprawnieniami, co utrudnia optymalizację organizacji pracy i może prowadzić do problemów z wdrażaniem jednolitych procedur obsługi. Brak centralnej kontroli zwiększa także ryzyko nieprawidłowego wykorzystania uprawnień przez pracowników, ponieważ właściciel nie ma bezpośredniego nadzoru nad ich działaniami w systemie KSeF.

Implementacja tego modelu wymaga szczególnie starannego przygotowania umowy między biurem rachunkowym a klientem. Dokument powinien precyzyjnie określać dane osobowe pracownika mającego dostęp do KSeF, zakres nadanych uprawnień oraz szczegółowe zasady odpowiedzialności za działania podejmowane w systemie. Umowa musi również zawierać procedury postępowania w przypadku zmiany pracownika lub wystąpienia problemów z dostępem.

1. Określenie danych osobowych pracownika uprawnionego do dostępu
2. Precyzyjne zdefiniowanie zakresu nadanych uprawnień w KSeF
3. Ustalenie zasad odpowiedzialności za działania w systemie
4. Opracowanie procedur na wypadek zmiany pracownika
5. Wdrożenie mechanizmów kontroli i nadzoru nad wykorzystaniem uprawnień

Umowa powinna szczegółowo regulować kwestie odpowiedzialności pracownika za szkody wyrządzone klientowi w związku z nieprawidłowym wykorzystaniem uprawnień w KSeF. Ważne jest również określenie procedur bezpieczeństwa, jakie pracownik zobowiązuje się stosować podczas pracy z danymi klienta. Dokument powinien zawierać także klauzule dotyczące poufności informacji oraz zasady postępowania z danymi osobowymi zgodnie z przepisami o ochronie danych.

Mimo licznych ograniczeń, model ten ma również pewne zalety, szczególnie w biurach rachunkowych o stabilnej kadrze, gdzie opiekunowie księgowi są przypisani na stałe do konkretnych klientów. W takich sytuacjach bezpośredni dostęp pracownika do systemu klienta może przyspieszyć procesy wystawiania i odbierania faktur bez konieczności angażowania właściciela biura. Model sprawdza się także w przypadkach, gdy właściciel biura preferuje delegowanie pełnej odpowiedzialności za obsługę konkretnych klientów na wybranych pracowników.

Biuro rachunkowe z 15 pracownikami obsługuje klienta z branży budowlanej, który nadał uprawnienia do KSeF konkretnemu księgowemu specjalizującemu się w tej branży. Gdy pracownik przechodzi na zwolnienie chorobowe na 3 miesiące, biuro musi prosić klienta o odebranie uprawnień i nadanie ich innemu pracownikowi, co generuje dodatkową pracę administracyjną i opóźnia bieżącą obsługę.

Automatyzacja i integracja systemów księgowych

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur otwiera nowe możliwości automatyzacji procesów księgowych, które mogą znacząco wpłynąć na efektywność pracy biur rachunkowych. Faktury ustrukturyzowane przechowywane w KSeF charakteryzują się ustandaryzowaną budową, co znacznie ułatwia ich automatyczny import do systemów księgowych. Eliminuje to konieczność ręcznego wprowadzania danych oraz redukuje ryzyko błędów wynikających z przepisywania informacji z dokumentów papierowych lub skanowanych.

Nowoczesne systemy księgowe oferują bezpośrednią integrację z KSeF, umożliwiając automatyczne pobieranie faktur sprzedaży i zakupu bezpośrednio z centralnej bazy danych. Proces ten może odbywać się w czasie rzeczywistym lub według ustalonego harmonogramu, w zależności od potrzeb biura rachunkowego i preferencji klientów. Automatyzacja pobierania dokumentów eliminuje opóźnienia związane z tradycyjnym przekazywaniem faktur przez klientów.

Integracja z KSeF umożliwia również automatyczne kategoryzowanie i wstępne przetwarzanie faktur kosztowych. Systemy księgowe mogą wykorzystywać sztuczną inteligencję do rozpoznawania rodzajów wydatków na podstawie danych kontrahenta, opisu usług lub towarów oraz innych parametrów faktury. Funkcjonalność ta znacząco przyspiesza proces księgowania, pozostawiając księgowemu jedynie weryfikację poprawności automatycznej kategoryzacji.

Szczególnie istotną funkcjonalnością jest możliwość filtrowania i weryfikacji faktur przed ich ostatecznym zaakceptowaniem w systemie księgowym. W KSeF znajdują się wszystkie faktury wystawione na NIP danej firmy, w tym dokumenty dotyczące wydatków prywatnych przedsiębiorcy, które zostały omyłkowo wystawione na dane firmowe. Dobre systemy księgowe powinny oferować narzędzia do identyfikacji i segregacji takich dokumentów.

• Automatyczne pobieranie faktur z KSeF w czasie rzeczywistym
• Bezbłędne odczytywanie danych z dokumentów ustrukturyzowanych
• Inteligentne kategoryzowanie wydatków przy użyciu algorytmów AI
• Filtrowanie faktur według kryteriów biznesowych
• Automatyczne tworzenie wersji roboczych dokumentów do weryfikacji

Proces weryfikacji i akceptacji zaimportowanych faktur może być dodatkowo usprawniany poprzez implementację systemu workflow, który automatycznie kieruje dokumenty do odpowiednich osób w zależności od ich wartości, kategorii lub innych kryteriów. Faktury o niskich kwotach mogą być automatycznie akceptowane, podczas gdy większe wydatki wymagają dodatkowej autoryzacji ze strony klienta lub kierownika biura rachunkowego.

Integracja z KSeF otwiera także możliwości zaawansowanej analityki finansowej w czasie rzeczywistym. Biura rachunkowe mogą oferować klientom dashboardy prezentujące bieżącą sytuację finansową, analizy trendów wydatków oraz prognozy przepływów pieniężnych oparte na aktualnych danych z systemu e-faktur. Takie rozwiązania znacząco podnoszą wartość dodaną świadczonych usług księgowych.

Biuro rachunkowe obsługujące sieć restauracji wdrożyło automatyczny import faktur z KSeF. System automatycznie kategoryzuje 85% faktur kosztowych, rozpoznając dostawców żywności, usługi komunalne oraz wydatki marketingowe. Pozostałe 15% dokumentów trafia do ręcznej weryfikacji, co pozwoliło na redukcję czasu księgowania o 60% przy jednoczesnym zwiększeniu dokładności ewidencji.

Bezpieczeństwo i ochrona danych w KSeF

Implementacja Krajowego Systemu e-Faktur wprowadza nowe wyzwania w zakresie bezpieczeństwa danych finansowych przedsiębiorstw. Biura rachunkowe, jako podmioty przetwarzające wrażliwe informacje biznesowe swoich klientów, muszą wdrożyć odpowiednie procedury zabezpieczające dostęp do systemów oraz zapewnić zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych. Szczególną uwagę należy zwrócić na zarządzanie dostępami, szyfrowanie transmisji danych oraz monitoring aktywności użytkowników.

Zarządzanie dostępami w KSeF wymaga implementacji zasady minimalnych uprawnień, zgodnie z którą każdy użytkownik otrzymuje dostęp wyłącznie do tych danych, które są niezbędne do wykonywania jego obowiązków służbowych. Biura rachunkowe powinny regularnie przeglądać i aktualizować uprawnienia swoich pracowników, szczególnie w przypadku zmian organizacyjnych, awansów lub zmiany zakresu obowiązków. Procedury te powinny być udokumentowane i podlegać regularnym audytom wewnętrznym.

Autoryzacja działań w KSeF odbywa się przy użyciu kwalifikowanych certyfikatów cyfrowych, które zapewniają najwyższy poziom bezpieczeństwa transmisji danych. Biura rachunkowe funkcjonujące jako podmioty muszą posiadać elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, podczas gdy osoby fizyczne mogą wykorzystywać podpis kwalifikowany. Certyfikaty te wymagają regularnej odnowy oraz bezpiecznego przechowywania w dedykowanych urządzeniach kryptograficznych.

Ochrona danych osobowych w kontekście współpracy z KSeF wymaga szczególnej uwagi na przepisy RODO. Biura rachunkowe muszą zapewnić, że przetwarzanie danych osobowych klientów oraz ich kontrahentów odbywa się zgodnie z prawem i wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług księgowych. Konieczne jest również wdrożenie procedur informowania osób, których dane dotyczą, o zakresie i celach przetwarzania.

1. Wdrożenie zasady minimalnych uprawnień dla wszystkich użytkowników
2. Regularne przeglądy i aktualizacje uprawnień dostępu
3. Implementacja procedur monitorowania logów aktywności
4. Zapewnienie bezpiecznego przechowywania certyfikatów cyfrowych
5. Opracowanie procedur zgodności z przepisami RODO

Backup i archiwizacja danych z KSeF stanowią kolejny istotny aspekt bezpieczeństwa. Biura rachunkowe powinny wdrożyć procedury regularnego tworzenia kopii zapasowych danych pobranych z systemu oraz zapewnić ich bezpieczne przechowywanie przez okres wymagany przepisami prawa. Szczególną uwagę należy zwrócić na szyfrowanie kopii zapasowych oraz testowanie procedur odtwarzania danych w przypadku awarii systemu.

Szkolenia pracowników w zakresie bezpieczeństwa informacji stanowią fundament skutecznej ochrony danych w środowisku KSeF. Wszystkie osoby mające dostęp do systemu powinny przejść specjalistyczne szkolenia dotyczące procedur bezpieczeństwa, rozpoznawania zagrożeń cybernetycznych oraz prawidłowego postępowania z danymi klientów. Szkolenia te powinny być przeprowadzane regularnie i uwzględniać najnowsze trendy w zakresie cyberbezpieczeństwa.

Aspekty prawne i regulacyjne współpracy

Współpraca biur rachunkowych z klientami w ramach KSeF wymaga szczegółowego uregulowania aspektów prawnych, które wykraczają poza tradycyjne umowy o świadczenie usług księgowych. Nowe przepisy wprowadzają dodatkowe obowiązki i odpowiedzialności, które muszą zostać precyzyjnie określone w dokumentach prawnych regulujących współpracę. Szczególną uwagę należy zwrócić na kwestie dostępu do danych, odpowiedzialności za błędy w systemie oraz procedury postępowania w przypadku naruszeń bezpieczeństwa.

Umowy o świadczenie usług księgowych w erze KSeF powinny zawierać szczegółowe klauzule dotyczące zakresu uprawnień nadawanych biuru rachunkowemu oraz procedur ich wykorzystania. Konieczne jest precyzyjne określenie, które osoby w biurze będą miały dostęp do danych klienta, w jakim zakresie oraz na jakich warunkach. Umowa powinna również regulować procedury zmiany uprawnień, w tym sytuacje związane z rotacją pracowników lub zmianą organizacji pracy w biurze.

Klauzule dotyczące ochrony danych osobowych nabierają szczególnego znaczenia w kontekście dostępu do KSeF. Biuro rachunkowe, jako podmiot przetwarzający dane osobowe w imieniu klienta, musi zapewnić zgodność z przepisami RODO. Umowa powinna zawierać szczegółowe postanowienia dotyczące celów przetwarzania danych, okresu ich przechowywania oraz procedur zapewnienia bezpieczeństwa informacji. Konieczne jest również określenie procedur postępowania w przypadku naruszeń ochrony danych.

Procedury postępowania w sytuacjach nadzwyczajnych stanowią kolejny istotny element umów. Dokument powinien regulować działania w przypadku awarii systemów, utraty dostępu do KSeF, problemów technicznych oraz innych sytuacji mogących wpłynąć na ciągłość świadczenia usług księgowych. Szczególną uwagę należy zwrócić na procedury komunikacji z klientem oraz działania zapobiegawcze mające na celu minimalizację skutków ewentualnych zakłóceń.

• Szczegółowe określenie zakresu uprawnień w KSeF
• Procedury zarządzania dostępami i ich zmiany
• Podział odpowiedzialności między klientem a biurem rachunkowym
• Klauzule zgodności z przepisami RODO
• Procedury postępowania w sytuacjach nadzwyczajnych

Aspekty podatkowe współpracy w ramach KSeF wymagają szczególnej uwagi prawnej. Biura rachunkowe muszą zapewnić zgodność wszystkich działań podejmowanych w systemie z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Umowa powinna określać procedury weryfikacji poprawności faktur, zasady ich księgowania oraz odpowiedzialność za ewentualne konsekwencje podatkowe wynikające z błędów w obsłudze systemu.

Rozwiązywanie sporów i mediacje stanowią ważny element umów w kontekście nowych technologii i procedur. Wprowadzenie KSeF może generować nowe typy konfliktów związanych z dostępem do danych, interpretacją przepisów lub problemami technicznymi. Umowy powinny zawierać klauzule określające preferowane metody rozwiązywania sporów oraz procedury mediacji, które pozwolą na szybkie i efektywne rozwiązanie ewentualnych konfliktów bez konieczności angażowania sądów.

Spór między klientem a biurem rachunkowym dotyczył odpowiedzialności za opóźnienie w księgowaniu faktur spowodowane problemami z dostępem do KSeF. Dzięki szczegółowym zapisom umowy określającym procedury postępowania w przypadku awarii technicznych, strony mogły szybko ustalić podzia odpowiedzialności i wdrożyć działania naprawcze bez angażowania mediatorów.

Najczęstsze pytania

Najbardziej zalecanym modelem jest nadanie dostępu właścicielowi biura rachunkowego jako osobie fizycznej z uprawnieniami do zarządzania dostępami. Pozwala to na centralizację kontroli, łatwiejsze zarządzanie pracownikami oraz większe bezpieczeństwo danych przy jednoczesnym zmniejszeniu obciążenia administracyjnego po stronie klienta.

Biuro rachunkowe nie może zmuszać klienta do nadania dostępu, jednak może dostosować cennik swoich usług do zwiększonych kosztów obsługi wynikających z braku automatyzacji procesów. Decyzja o nadaniu dostępu należy zawsze do klienta, ale biuro może edukować go w zakresie korzyści płynących z integracji systemów.

Do nadania uprawnień osobie fizycznej potrzebny jest numer PESEL oraz imię i nazwisko osoby uprawnionej. W przypadku nadawania uprawnień podmiotowi wymagany jest NIP oraz pełna nazwa firmy. Dodatkowo biuro rachunkowe musi posiadać odpowiednie certyfikaty cyfrowe do autoryzacji działań w systemie.

Procedura zależy od wybranego modelu współpracy. W modelu dostępu przez właściciela biura, może on samodzielnie odebrać uprawnienia odchodzącemu pracownikowi. W modelu bezpośredniego dostępu pracownika, konieczne jest zaangażowanie klienta w proces odbierania uprawnień i nadawania ich nowemu opiekunowi księgowemu.

Tak, klient ma pełną kontrolę nad nadanymi uprawnieniami i może w każdym momencie zalogować się do swojego konta w KSeF, aby sprawdzić jakie osoby mają dostęp do jego danych oraz jakie działania były wykonywane. System KSeF prowadzi szczegółowe logi wszystkich operacji, które są dostępne dla właściciela konta.

Brak integracji z KSeF znacząco utrudnia automatyzację procesów księgowych, wydłuża czas obsługi klientów oraz zwiększa ryzyko błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych. Biuro rachunkowe może być zmuszone do podniesienia cen swoich usług lub ograniczenia zakresu świadczonych usług ze względu na zwiększone koszty operacyjne.

Zakres dostępu zależy od uprawnień nadanych przez klienta. Biuro może otrzymać dostęp do pobierania faktur sprzedaży i zakupu, ale klient ma pełną kontrolę nad tym, jakie uprawnienia nadaje. W systemie KSeF znajdują się wszystkie faktury wystawione na NIP firmy, dlatego ważne jest wdrożenie procedur filtrowania i weryfikacji dokumentów pod kątem ich zasadności biznesowej.