Elektroniczne sprawozdanie finansowe - wymagania 2024

Elektroniczne sprawozdanie finansowe za 2024 rok - kompletny przewodnik po wymaganiach i zasadach

Koniec roku kalendarzowego oznacza dla większości jednostek gospodarczych zakończenie roku obrotowego i konieczność przygotowania rocznego sprawozdania finansowego. Proces ten wymaga szczególnej uwagi, ponieważ od kilku lat obowiązuje wyłącznie elektroniczna forma sporządzania i składania sprawozdań finansowych. Jednostki prowadzące księgi rachunkowe muszą dostosować się do ścisłych wymogów technicznych i prawnych dotyczących formatu, podpisywania oraz terminów składania dokumentacji.

Przygotowanie elektronicznego sprawozdania finansowego za 2024 rok wymaga znajomości aktualnych przepisów, nowych struktur logicznych wprowadzonych przez Ministerstwo Finansów oraz procedur związanych z podpisywaniem dokumentów elektronicznych. Nieprawidłowe przygotowanie sprawozdania może skutkować jego odrzuceniem przez system lub narażeniem na sankcje prawne.

Terminy sporządzenia sprawozdania finansowego za 2024 rok

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Dla jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, oznacza to konieczność przygotowania sprawozdania finansowego za 2024 rok w ściśle określonym terminie.

Księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, jednak nie później niż w ciągu 3 miesięcy od tego dnia. Oznacza to, że jednostki mają stosunkowo krótki okres na przygotowanie wszystkich niezbędnych dokumentów i przeprowadzenie procedur zamknięcia roku obrotowego.

Kierownik jednostki ponosi osobistą odpowiedzialność za dotrzymanie terminu sporządzenia sprawozdania finansowego. Musi również zapewnić przedstawienie sprawozdania właściwym organom zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy spółki.

Proces przygotowania sprawozdania finansowego wymaga wcześniejszego rozpoczęcia prac przygotowawczych, w tym przeprowadzenia inwentaryzacji majątku i zobowiązań, przygotowania wszystkich niezbędnych rozliczeń oraz weryfikacji poprawności prowadzonych ksiąg rachunkowych.

Format elektroniczny sprawozdania finansowego - wymagania techniczne

Aktualne przepisy ustawy o rachunkowości jednoznacznie określają, że sprawozdanie finansowe można sporządzać wyłącznie w postaci elektronicznej. Nie ma możliwości przygotowania sprawozdania w wersji papierowej, co stanowi istotną zmianę w stosunku do wcześniejszych regulacji prawnych.

Wszystkie sprawozdania finansowe sporządza się w postaci pliku komputerowego, który można zapisać i odczytać za pomocą odpowiedniego oprogramowania. Plik musi być następnie podpisany elektronicznie przy użyciu jednego z dopuszczalnych rodzajów podpisu elektronicznego.

Dla jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego obowiązują dodatkowe wymagania techniczne dotyczące struktury i formatu sprawozdania finansowego.

Struktura logiczna i format XML

Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS muszą być sporządzone w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym przez Ministerstwo Finansów w Biuletynie Informacji Publicznej. Wymaga to przygotowania dokumentu jako jednego pliku XML zawierającego wszystkie elementy sprawozdania.

Plik XML musi zawierać następujące komponenty:

• bilans
• rachunek zysków i strat
• informację dodatkową

Plik wygenerowany niezgodnie z opublikowanymi przez Ministerstwo Finansów strukturami nie zostanie przyjęty przez system informatyczny. Dlatego kluczowe jest użycie aktualnych schematów XSD przy przygotowaniu sprawozdania finansowego.

Nowe struktury logiczne dla sprawozdań za 2024 rok

Ministerstwo Finansów opublikowało nowe struktury logiczne sprawozdań finansowych, które obowiązują dla sprawozdań sporządzanych za lata obrotowe rozpoczęte 1 stycznia 2024 roku albo później. Zmiany te dotyczą bezpośrednio sprawozdań finansowych składanych przez jednostki za 2024 rok.

Modernizacja struktur logicznych bezpośrednio dotyczy następujących schematów:

Dla schematów jednostek o charakterze operacyjnym zmiany mają znaczenie tylko w sytuacji, gdy jednostka sporządza rachunek zysków i strat zgodnie z załącznikiem nr 1 do ustawy o rachunkowości.

Zmiany w strukturach logicznych obejmują modyfikacje w opisie elementów rachunku zysków i strat, przy czym część elementów została również całkowicie usunięta z dostępnych schematów. Jednostki przygotowujące sprawozdania finansowe muszą uwzględnić te zmiany przy generowaniu plików XML.

Procedura podpisywania sprawozdania finansowego

Podpisanie rocznego sprawozdania finansowego za 2024 rok stanowi kluczowy element procedury jego sporządzania i musi nastąpić po zakończeniu prac nad dokumentem, jednak nie później niż do 31 marca 2025 roku.

Osoby uprawnione do podpisania sprawozdania

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisują określone osoby, podając jednocześnie datę podpisu:

1. Osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych

   • Główny księgowy lub inna osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg
   • Podpis potwierdza poprawność prowadzenia rachunkowości

2. Kierownik jednostki lub członkowie organu zarządzającego

   • W przypadku jednostki kierowanej przez jedną osobę - kierownik jednostki
   • W przypadku organu wieloosobowego - wszyscy członkowie lub co najmniej jedna osoba

Procedura odmowy podpisu

W sytuacji gdy któraś z osób uprawnionych odmawia podpisania sprawozdania finansowego, obowiązuje szczególna procedura dokumentowania takiej odmowy.

Odmowa podpisu sprawozdania finansowego wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia, które musi zostać dołączone do sprawozdania. Uzasadnienie powinno zawierać konkretne powody odmowy oraz wskazanie na przepisy lub okoliczności, które skłoniły do takiej decyzji.

Do sprawozdania finansowego dołącza się oświadczenie potwierdzające jego zgodność z wymogami ustawy o rachunkowości lub odmowę złożenia takiego oświadczenia. Podpisanie sprawozdania stanowi formalne potwierdzenie, że spełnia ono wszystkie wymagania przewidziane w przepisach prawa.

Skutki prawne podpisania sprawozdania

Podpisanie sprawozdania finansowego niesie ze sobą istotne skutki prawne dla osób je podpisujących. Stanowi ono potwierdzenie, że sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości oraz że dane w nim zawarte są prawdziwe i kompletne.

Osoby podpisujące sprawozdanie ponoszą odpowiedzialność za:

• Zgodność sprawozdania z przepisami ustawy o rachunkowości
• Prawdziwość i kompletność zawartych w nim danych
• Prawidłowość zastosowanych zasad wyceny aktywów i pasywów
• Poprawność ustalenia wyniku finansowego

Zatwierdzanie i składanie sprawozdania finansowego

Po sporządzeniu i podpisaniu sprawozdania finansowego następuje etap jego zatwierdzania przez właściwy organ oraz złożenia w odpowiednim rejestrze sądowym. Procedury te są ściśle uregulowane przepisami prawa i wymagają dotrzymania określonych terminów.

Termin zatwierdzenia sprawozdania

Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego za 2024 rok przez organ zatwierdzający musi nastąpić nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Dla jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, oznacza to termin do 30 czerwca 2025 roku.

Organem zatwierdzającym sprawozdanie finansowe może być:

• Zgromadzenie wspólników w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością
• Walne zgromadzenie w spółkach akcyjnych
• Właściciel w przypadku działalności gospodarczej prowadzonej przez osobę fizyczną
• Inny organ określony w statucie lub umowie spółki

Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego następuje ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych za dany rok obrotowy. Procedura ta musi być przeprowadzona w ściśle określonym terminie.

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zatwierdza sprawozdanie finansowe za 2024 rok w dniu 12 czerwca 2025 roku. Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych musi nastąpić najpóźniej do 27 czerwca 2025 roku, czyli w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania.

Procedura składania sprawozdania w rejestrze sądowym

Złożenie rocznego sprawozdania finansowego wraz z innymi wymaganymi dokumentami we właściwym rejestrze sądowym stanowi ostatni etap procedury sprawozdawczej. Termin składania jest ściśle określony i wynosi 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym następujące dokumenty:

• Roczne sprawozdanie finansowe
• Sprawozdanie z badania (jeżeli sprawozdanie podlegało badaniu)
• Odpis uchwały lub postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego
• Odpis uchwały lub postanowienia o podziale zysku lub pokryciu straty
• Sprawozdanie z działalności (w przypadku jednostek objętych tym obowiązkiem)

Wszystkie dokumenty muszą być złożone w formie elektronicznej, podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Praktyczne aspekty przygotowania elektronicznego sprawozdania

Przygotowanie elektronicznego sprawozdania finansowego wymaga odpowiedniego przygotowania technicznego oraz znajomości procedur związanych z generowaniem plików w odpowiednim formacie. Jednostki muszą dysponować odpowiednim oprogramowaniem księgowym lub skorzystać z zewnętrznych narzędzi do generowania sprawozdań.

Wybór oprogramowania do generowania sprawozdań

Większość współczesnych systemów księgowych oferuje funkcjonalność generowania sprawozdań finansowych w formacie XML zgodnym z wymaganiami Ministerstwa Finansów. Przy wyborze oprogramowania należy zwrócić uwagę na następujące aspekty:

• Zgodność z aktualnymi strukturami logicznymi sprawozdań
• Możliwość generowania plików XML zgodnych ze schematami XSD
• Funkcjonalność podpisywania dokumentów elektronicznych
• Wsparcie techniczne i aktualizacje zgodne ze zmianami przepisów

Weryfikacja poprawności pliku XML

Po wygenerowaniu pliku XML zawierającego sprawozdanie finansowe konieczna jest weryfikacja jego poprawności przed podpisaniem i złożeniem. Można to zrobić poprzez:

1. Sprawdzenie zgodności ze schematem XSD

   • Użycie narzędzi do walidacji XML
   • Weryfikacja struktury danych
   • Kontrola kompletności wszystkich wymaganych elementów

2. Testowanie w systemie e-Sprawozdań

   • Próbne przesłanie pliku do systemu
   • Sprawdzenie komunikatów o błędach
   • Weryfikacja poprawności odczytu danych

3. Kontrola merytoryczna zawartości

   • Sprawdzenie poprawności danych liczbowych
   • Weryfikacja zgodności z księgami rachunkowymi
   • Kontrola kompletności informacji dodatkowej

Procedura podpisywania elektronicznego

Podpisanie elektronicznego sprawozdania finansowego wymaga użycia jednego z trzech dopuszczalnych rodzajów podpisu elektronicznego:

• Kwalifikowany podpis elektroniczny
• Podpis zaufany (profil zaufany)
• Podpis osobisty

Proces podpisywania musi być przeprowadzony przez wszystkie osoby uprawnione do podpisania sprawozdania zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. W przypadku organu wieloosobowego wystarczy podpis jednej osoby, pod warunkiem złożenia odpowiednich oświadczeń przez pozostałe osoby.

Najczęstsze błędy przy sporządzaniu elektronicznych sprawozdań

Praktyka pokazuje, że jednostki sporządzające elektroniczne sprawozdania finansowe popełniają pewne charakterystyczne błędy, które mogą skutkować odrzuceniem sprawozdania przez system lub koniecznością jego korekty.

Błędy techniczne w formacie XML

Najczęstsze problemy techniczne dotyczą:

• Użycie nieaktualnych struktur logicznych sprawozdań
• Nieprawidłowa struktura pliku XML niezgodna ze schematem XSD
• Błędy w kodowaniu znaków polskich
• Nieprawidłowe formatowanie dat i kwot liczbowych
• Brak wymaganych elementów sprawozdania w pliku XML

Błędy proceduralne w podpisywaniu

Częste problemy proceduralne obejmują:

• Podpisanie sprawozdania przez osoby nieuprawnione
• Brak wymaganych oświadczeń od członków organu zarządzającego
• Nieprawidłowe daty podpisów elektronicznych
• Brak pisemnego uzasadnienia w przypadku odmowy podpisu

Błędy w terminach składania

Naruszenia terminów dotyczą głównie:

• Przekroczenie 3-miesięcznego terminu sporządzenia sprawozdania
• Nieterminowe zatwierdzenie sprawozdania przez organ zatwierdzający
• Opóźnienie w złożeniu sprawozdania w rejestrze sądowym
• Nieprawidłowe zamknięcie ksiąg rachunkowych

Najczęstsze pytania

Nie, zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe można sporządzać wyłącznie w postaci elektronicznej. Nie ma możliwości przygotowania sprawozdania w wersji papierowej.

Sprawozdanie finansowe można podpisać trzema rodzajami podpisu elektronicznego: kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Wszystkie mają równą moc prawną.

Sprawozdanie finansowe za 2024 rok należy sporządzić do 31 marca 2025 roku. Termin ten wynika z przepisu nakładającego obowiązek sporządzenia sprawozdania w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego.

Nie, dla sprawozdań za 2024 rok obowiązują nowe struktury logiczne wprowadzone przez Ministerstwo Finansów. Pliki wygenerowane według starych schematów zostaną odrzucone przez system e-Sprawozdań.

Organ zatwierdzający ma maksymalnie 6 miesięcy od dnia bilansowego na zatwierdzenie sprawozdania finansowego. Dla sprawozdań za 2024 rok termin ten upływa 30 czerwca 2025 roku.

Zatwierdzone sprawozdanie finansowe wraz z wymaganymi dokumentami należy złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania przez właściwy organ.

Odmowa podpisu sprawozdania finansowego wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia, które musi zostać dołączone do sprawozdania. Uzasadnienie powinno zawierać konkretne powody odmowy.