Wynagrodzenie za urlop siły wyższej i zwolnienie lekarskie

Wynagrodzenie za urlop z powodu działania siły wyższej i zwolnienie lekarskie jednocześnie

W 2023 roku polskie prawo pracy wzbogaciło się o nowe rozwiązanie - urlop z powodu działania siły wyższej. To istotne uprawnienie pracownicze, które może być wykorzystywane w szczególnych sytuacjach życiowych wymagających natychmiastowej obecności pracownika. Jednak praktyka pokazuje, że często zdarza się sytuacja, w której pracownik w tym samym miesiącu korzysta zarówno z urlopu siły wyższej, jak i ze zwolnienia chorobowego. Taka kombinacja nieobecności rodzi pytania dotyczące prawidłowego naliczania wynagrodzenia i stosowania odpowiednich przepisów.

Pracodawcy muszą być przygotowani na prawidłowe obliczanie wynagrodzeń w takich złożonych sytuacjach. Wymaga to znajomości nie tylko podstawowych zasad dotyczących urlopu siły wyższej, ale także umiejętności łączenia różnych rodzajów nieobecności w jednym okresie rozliczeniowym. Błędy w naliczaniu mogą prowadzić do problemów z pracownikami oraz naruszenia przepisów prawa pracy.

Definicja i charakterystyka urlopu z powodu działania siły wyższej

Siła wyższa w kontekście prawa pracy oznacza zdarzenie o nadzwyczajnym charakterze, którego nie można było przewidzieć ani mu zapobiec. Katalog takich zdarzeń jest szeroki i obejmuje zarówno zjawiska naturalne, jak i nagłe sytuacje osobiste. Do najczęstszych przykładów należą powodzie, huragany, wichury, trzęsienia ziemi, ale także nagła choroba członka rodziny czy inne nadzwyczajne wydarzenia wymagające natychmiastowej reakcji.

Urlop z powodu siły wyższej przysługuje pracownikowi wyłącznie w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, gdy niezbędna jest jego natychmiastowa obecność. To kluczowe ograniczenie oznacza, że nie każda trudna sytuacja uprawnia do skorzystania z tego rodzaju zwolnienia. Musi istnieć bezpośredni związek między zdarzeniem a koniecznością obecności pracownika.

Istotną cechą tego urlopu jest jego niezależność od stażu pracy. W przeciwieństwie do urlopu wypoczynkowego, urlop siły wyższej przysługuje już od pierwszego dnia zatrudnienia w pełnym wymiarze. To rozwiązanie uwzględnia fakt, że nagłe sytuacje rodzinne mogą dotknąć każdego pracownika, niezależnie od długości jego zatrudnienia.

Pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy również mogą korzystać ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej. W ich przypadku urlop udzielany jest w wymiarze godzinowym, proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Ważne jest, że niepełną godzinę zwolnienia od pracy zawsze zaokrągla się w górę do pełnej godziny, co jest korzystne dla pracownika.

Procedura korzystania z urlopu siły wyższej

Sposób wykorzystania urlopu z powodu siły wyższej w danym roku kalendarzowym determinuje pierwszy wniosek pracownika złożony w danym roku. Oznacza to, że pracownik musi zdecydować, czy chce korzystać z urlopu w wymiarze dziennym (2 dni), czy godzinowym (16 godzin), i ta decyzja będzie obowiązywać przez cały rok kalendarzowy.

Po zgłoszeniu przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu z powodu działania siły wyższej, pracodawca ma obowiązek udzielić tego zwolnienia od pracy. Nie ma możliwości odmowy, jeśli wniosek zostanie złożony zgodnie z procedurą. Pracodawca może jednak żądać od pracownika podania przyczyny mającej uzasadniać konieczność zwolnienia.

W sytuacjach, gdy pracodawca podejrzewa nadużycie, może w dniu złożenia wniosku dokonać weryfikacji, czy obecność pracownika jest rzeczywiście niezbędna oraz czy zdarzenie jest związane z siłą wyższą. Jednak pracodawca nie może żądać przedłożenia dodatkowych dokumentów przez pracownika w postaci zaświadczeń czy innych dokumentów potwierdzających.

Katalog osób, których choroba lub wypadek uprawnia do skorzystania z urlopu, jest szeroki i obejmuje:

• Małżonka
• Krewnych
• Powinowatych
• Rodzica dziecka
• Ojczyma i macochę
• Dzieci przysposobione i przyjęte na wychowanie i utrzymanie
• Partnera

Istotne jest, że nie wymaga się prowadzenia wspólnego gospodarstwa domowego między uprawnionym pracownikiem a członkiem rodziny, aby skorzystać z tego zwolnienia od pracy.

Zasady wynagradzania za urlop siły wyższej

W czasie urlopu z powodu siły wyższej pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia. Do ustalenia wynagrodzenia za czas tego zwolnienia stosuje się Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 roku w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy.

Przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop. Składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy.

W przypadku pracowników wynagradzanych stałą stawką miesięczną konieczne jest dokonanie odpowiednich przeliczeń. Proces ten wymaga podzielenia miesięcznej stawki wynagrodzenia przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu, a następnie dokonania odpowiednich obliczeń proporcjonalnych do czasu nieobecności.

Praktyczne przykłady obliczania wynagrodzenia

Aby lepiej zrozumieć mechanizm naliczania wynagrodzenia, warto przeanalizować konkretne przypadki. Pierwszy przykład dotyczy pracownika zatrudnionego w podstawowej organizacji czasu pracy, wynagradzanego stałą stawką miesięczną w wysokości 5000 zł, który wykorzystał 8 godzin zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej.

W lutym 2025 roku w standardowym wymiarze czasu pracy do przepracowania było 160 godzin. Obliczenia przebiegają następująco:

1. Ustalenie stawki godzinowej: 5000 zł ÷ 160 godzin = 31,25 zł
2. Obliczenie dniówki: 31,25 zł × 8 godzin = 250 zł
3. Wynagrodzenie za urlop siły wyższej: 250 zł ÷ 2 = 125 zł
4. Łączne wynagrodzenie: (250 zł × 19 dni) + 125 zł = 4875 zł

Drugi przykład uwzględnia dodatkowo premię. Pracownik o wynagrodzeniu 6000 zł wykorzystał 16 godzin urlopu siły wyższej i otrzymał premię w wysokości 600 zł:

Równoczesne korzystanie z urlopu siły wyższej i zwolnienia chorobowego

Szczególnie złożona sytuacja powstaje, gdy pracownik w tym samym okresie korzysta z urlopu z powodu działania siły wyższej oraz przebywa na zwolnieniu chorobowym. Kodeks pracy przewiduje, że czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby pracownika nie przerywa zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, z której pracownik korzysta przez cały dzień.

W przypadku wykorzystania kilku godzin zwolnienia od pracy z tytułu działania siły wyższej, a następnie złożenia wniosku o zasiłek chorobowy czy opiekuńczy, pracownik zachowuje prawo zarówno do wynagrodzenia z tytułu działania siły wyższej, jak i do zasiłek chorobowego czy opiekuńczego.

Praktyczny przykład: pracownik który wykorzystał 3 godziny urlopu z powodu działania siły wyższej, a następnie otrzymał zwolnienie chorobowe na ten sam dzień, otrzyma wynagrodzenie należne za urlop z powodu działania siły wyższej oraz zasiłek chorobowy za pozostałą część dnia.

Kolejny przypadek dotyczy sytuacji, gdy pracownik korzystał z urlopu z powodu działania siły wyższej przez 2 dni, a potem uzyskał zwolnienie chorobowe obejmujące również te dni. Za dni, kiedy pracownik korzystał z urlopu z powodu działania siły wyższej, otrzyma wynagrodzenie należne z tego tytułu, a za pozostałe dni zwolnienia - zasiłek chorobowy.

Obliczanie wynagrodzenia przy kombinacji nieobecności

Gdy pracownik w tym samym miesiącu korzysta z urlopu siły wyższej i zwolnienia chorobowego, pracodawca musi dokonać odpowiednich przeliczeń i potrąceń. Proces ten wymaga precyzyjnego rozdzielenia dni nieobecności i zastosowania właściwych zasad dla każdego rodzaju zwolnienia.

Przykład obliczeń dla pracownika o wynagrodzeniu 5000 zł, który wykorzystał 1 dzień urlopu siły wyższej i 5 dni zwolnienia chorobowego:

1. Obliczenie zmniejszenia wynagrodzenia z tytułu urlopu siły wyższej:

   • Stawka godzinowa: 5000 zł ÷ 160 godzin = 31,25 zł
   • Dniówka: 31,25 zł × 8 godzin = 250 zł
   • Wynagrodzenie za urlop siły wyższej: 250 zł ÷ 2 = 125 zł
   • Pomniejszenie wynagrodzenia: 250 zł - 125 zł = 125 zł

2. Obliczenie zmniejszenia z tytułu zwolnienia chorobowego:

   • Dzienna stawka: 5000 zł ÷ 30 dni = 166,66 zł
   • Pomniejszenie za 5 dni: 166,66 zł × 5 = 833,30 zł

3. Końcowe wynagrodzenie: 5000 zł - 125 zł - 833,30 zł = 4041,70 zł

Przepisy wykonawcze i podstawy prawne

Szczegółowe zasady ustalania wynagrodzenia za czas urlopu z powodu działania siły wyższej reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 roku. Rozporządzenie to określa sposób ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw i innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy.

Zgodnie z tym rozporządzeniem, przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Oznacza to, że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się na podstawie okresu poprzedzającego zwolnienie.

Ważne rozróżnienie dotyczy składników stałych i zmiennych wynagrodzenia:

• Składniki stałe (wynagrodzenie zasadnicze, dodatki stałe) - uwzględnia się w pełnej wysokości
• Składniki zmienne (premie, dodatki za nadgodziny) - oblicza się jako średnią z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie
• Świadczenia nieregularne - uwzględnia się proporcjonalnie do przepracowanego czasu

Prawa pracownika po powrocie z urlopu

Pracownik, który korzystał ze zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej, ma zagwarantowane prawo do powrotu na dotychczasowe stanowisko pracy. Jeżeli nie jest to możliwe, pracodawca ma obowiązek zapewnić mu stanowisko równorzędne z zajmowanym przed rozpoczęciem urlopu.

Warunki zatrudnienia po powrocie nie mogą być mniej korzystne od tych, które obowiązywałyby, gdyby pracownik nie korzystał z urlopu. To oznacza, że pracownik nie może być dyskryminowany z powodu skorzystania z przysługującego mu uprawnienia.

Urlop z powodu działania siły wyższej przysługuje wyłącznie pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych nie mogą z niego skorzystać. To istotne ograniczenie, które należy mieć na uwadze przy planowaniu form zatrudnienia.

Różnice w stosowaniu dla pracowników wieloetatowych

Pracownicy zatrudnieni u więcej niż jednego pracodawcy mają prawo do urlopu z powodu działania siły wyższej u każdego z nich. Mogą z niego korzystać w różnych terminach lub równocześnie u wszystkich pracodawców. Ta elastyczność pozwala na lepsze dostosowanie do indywidualnych potrzeb pracownika w sytuacjach kryzysowych.

Decyzja o wykorzystaniu urlopu należy wyłącznie do pracownika, nawet gdy ma on inne możliwości rozwiązania sytuacji. Pracodawca nie może wymagać od pracownika, aby najpierw wykorzystał inne dostępne opcje, takie jak urlop wypoczynkowy czy zwolnienie bezpłatne.

Ważne jest również to, że pracownik, który nie wykorzysta przysługującego mu urlopu z powodu działania siły wyższej w danym roku kalendarzowym, nie ma prawa do ekwiwalentu pieniężnego. W tym aspekcie urlop ten różni się od urlopu wypoczynkowego, za który można otrzymać ekwiwalent w przypadku niewykorzystania.

Dokumentacja i ewidencja urlopu siły wyższej

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia odpowiedniej dokumentacji związanej z udzielaniem urlopu z powodu działania siły wyższej. Dokumentacja ta powinna zawierać:

• Wnioski pracowników o udzielenie urlopu
• Uzasadnienie konieczności skorzystania z urlopu
• Ewidencję wykorzystanych dni/godzin
• Obliczenia wynagrodzenia za okres nieobecności

Ewidencja powinna być prowadzona w sposób umożliwiający kontrolę przez organy nadzoru oraz prawidłowe rozliczenia z pracownikami. Szczególną uwagę należy zwrócić na dokładność obliczeń wynagrodzenia, zwłaszcza w przypadkach złożonych, gdy łączy się różne rodzaje nieobecności.

Przykład dokumentacji: Pracownik Jan Kowalski złożył 15 marca 2025 roku wniosek o udzielenie 8 godzin urlopu z powodu działania siły wyższej z powodu nagłego pogorszenia stanu zdrowia matki wymagającego natychmiastowej opieki. Pracodawca udzielił urlopu i obliczył wynagrodzenie według zasad określonych w przepisach, dokumentując wszystkie etapy procesu.

Najczęstsze pytania

Tak, urlop z powodu działania siły wyższej przysługuje już od pierwszego dnia zatrudnienia na umowę o pracę w pełnym wymiarze. W przeciwieństwie do urlopu wypoczynkowego, nie jest uzależniony od stażu pracy, ponieważ nagłe sytuacje rodzinne mogą dotknąć każdego pracownika niezależnie od długości zatrudnienia.

Pracownik otrzymuje wynagrodzenie w wysokości połowy normalnego wynagrodzenia za czas urlopu z powodu działania siły wyższej. Do obliczeń stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, przy czym składniki zmienne oblicza się na podstawie miesiąca, w którym przypadło zwolnienie.

Tak, zgodnie ze stanowiskiem ZUS pracownik może jednocześnie korzystać z urlopu siły wyższej i zwolnienia chorobowego. Jeśli w tym samym dniu wykorzysta kilka godzin urlopu siły wyższej, a następnie otrzyma zwolnienie chorobowe, zachowuje prawo do obu świadczeń - wynagrodzenia za urlop oraz zasiłku chorobowego.

Nie, pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu z powodu działania siły wyższej, jeśli pracownik złoży odpowiedni wniosek. Pracodawca może jedynie żądać podania przyczyny uzasadniającej konieczność zwolnienia oraz dokonać weryfikacji, czy sytuacja rzeczywiście wymaga natychmiastowej obecności pracownika.

Nie, urlop z powodu działania siły wyższej nie przechodzi na następny rok kalendarzowy. Pracownik, który nie wykorzysta przysługujących mu 2 dni lub 16 godzin w danym roku, traci to uprawnienie bez możliwości otrzymania ekwiwalentu pieniężnego. Każdy rok kalendarzowy rozpoczyna się z pełnym wymiarem tego urlopu.

Z urlopu z powodu działania siły wyższej mogą skorzystać wyłącznie pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. Osoby zatrudnione na umowach cywilnoprawnych nie mają do niego prawa. Urlop przysługuje w przypadku choroby lub wypadku członków rodziny, w tym małżonka, krewnych, powinowatych, dzieci, rodziców oraz partnera.