Procedura SME - zwolnienie z VAT dla zagranicznych firm UE

Od stycznia 2025 roku przedsiębiorcy z krajów Unii Europejskiej mogą po raz pierwszy skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT w Polsce, mimo że ich siedziba działalności znajduje się poza granicami naszego kraju. Ta rewolucyjna zmiana została wprowadzona dzięki nowej procedurze SME, która wyrównuje szanse zagranicznych firm z polskimi przedsiębiorcami. Procedura ta stanowi odpowiedź na długoletnie ograniczenia, które uniemożliwiały zagranicznym podatnikom korzystanie ze zwolnień dostępnych dla firm krajowych.

Wprowadzenie procedury SME wynika z implementacji Dyrektywy Rady UE 2020/285 z dnia 18 lutego 2020 roku, która zmieniła dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Nowe regulacje dotyczą szczególnej procedury dla małych przedsiębiorstw oraz rozporządzenia (UE) nr 904/2010 w odniesieniu do współpracy administracyjnej i wymiany informacji. Procedura SME pozostaje obecnie dobrowolna, co oznacza, że przedsiębiorcy mogą, ale nie muszą z niej korzystać.

Zasady funkcjonowania procedury SME w Polsce

Procedura SME opiera się na prostej zasadzie wzajemności między państwami członkowskimi Unii Europejskiej. Przedsiębiorca mający siedzibę działalności w jednym kraju UE może korzystać ze zwolnienia z VAT w innym państwie członkowskim, pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów. W przypadku Polski oznacza to, że firmy z innych krajów UE mogą skorzystać z polskiego zwolnienia podmiotowego z VAT do kwoty 200 000 złotych rocznie.

Warto jednak podkreślić, że nie wszystkie państwa Unii Europejskiej zdecydowały się na wdrożenie procedury SME. W krajach, gdzie procedura nie została wprowadzona, przedsiębiorcy nie mogą korzystać ze zwolnienia z VAT w ramach SME. Oznacza to, że przed rozpoczęciem działalności handlowej z konkretnym krajem UE, przedsiębiorcy muszą sprawdzić, czy dane państwo uczestniczy w procedurze SME.

Procedura SME stanowi część szerszych działań Unii Europejskiej mających na celu harmonizację przepisów podatkowych i ułatwienie prowadzenia działalności gospodarczej w ramach jednolitego rynku. Dzięki temu małe i średnie przedsiębiorstwa mogą łatwiej rozwijać swoją działalność poza granicami kraju pochodzenia, nie napotykając na bariery podatkowe, które wcześniej znacznie utrudniały ekspansję zagraniczną.

Warunki korzystania ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME

Aby zagraniczni przedsiębiorcy mogli skorzystać ze zwolnienia z VAT w Polsce w ramach procedury SME, muszą spełnić szereg szczegółowych warunków określonych w polskiej ustawie o VAT. Podstawowym wymogiem jest posiadanie siedziby działalności gospodarczej w państwie UE innym niż Polska, co oznacza, że firma nie może mieć siedziby działalności na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Drugi warunek dotyczy całkowitej rocznej wartości dostaw towarów i świadczenia usług. Podatnik musi zapewnić, że łączna wartość jego sprzedaży na terytorium całej Unii Europejskiej, z wyłączeniem podatku od wartości dodanej, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 100 000 EUR. W tej kwocie uwzględnia się także wartość sprzedaży realizowanej na terytorium Polski.

Trzeci warunek odnosi się specyficznie do sprzedaży realizowanej w Polsce. Wartość tej sprzedaży, z wyłączeniem podatku, nie może przekroczyć w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 200 000 złotych. Jest to standardowy polski limit zwolnienia podmiotowego z VAT, który został rozszerzony na przedsiębiorców zagranicznych w ramach procedury SME.

Ostatnim warunkiem jest wymóg, aby podatnik nie dokonywał na terytorium Polski dostaw towarów ani świadczenia usług wyłączonych z możliwości korzystania ze zwolnienia z VAT. Wykluczenia te są określone w artykule 113 ustawy o VAT i obejmują między innymi transgraniczne dostawy nowych środków transportu oraz sprzedaż detalicznych i hurtowych części i akcesoriów do pojazdów silnikowych.

Indywidualne regulacje krajowe w ramach procedury SME

Państwa członkowskie Unii Europejskiej mają znaczną swobodę w kształtowaniu szczegółowych zasad funkcjonowania procedury SME na swoim terytorium. Każdy kraj może ustalać indywidualne warunki podmiotowego zwolnienia z VAT, co oznacza, że przedsiębiorcy muszą dokładnie poznać regulacje obowiązujące w każdym państwie, do którego kierują swoją sprzedaż.

Pierwszym obszarem, w którym kraje mogą wprowadzać własne regulacje, jest ustalanie krajowego progu wartości sprzedaży uprawniającego do korzystania ze zwolnienia podmiotowego z VAT. W Polsce próg ten wynosi 200 000 złotych, ale inne kraje UE mogą stosować różne limity dostosowane do swoich lokalnych warunków gospodarczych.

Państwa członkowskie mogą również określać rodzaje towarów, których sprzedaż nie może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT. W Polsce wykluczenia obejmują między innymi transgraniczne dostawy nowych środków transportu z jednego państwa członkowskiego do drugiego oraz dostawy detalicznych i hurtowych części i akcesoriów do pojazdów silnikowych, z wyłączeniem motocykli.

Kraje UE mogą ustalać okresy przejściowe i procedury obowiązujące w przypadku przekroczenia progu wartości sprzedaży. Polska nie przewiduje okresu przejściowego - zwolnienie traci moc natychmiast po przekroczeniu limitu 200 000 złotych. Inne państwa mogą stosować różne rozwiązania, dające przedsiębiorcom więcej czasu na dostosowanie się do nowej sytuacji.

Kolejnym obszarem regulacji są okresy karencji w przypadku powrotu do korzystania ze zwolnienia z VAT po okresie rezygnacji lub utraty prawa. Państwa członkowskie mogą wprowadzać różne zasady dotyczące możliwości ponownego skorzystania ze zwolnienia, co wpływa na planowanie działalności gospodarczej przez przedsiębiorców.

Zasady obliczania limitu 100 000 EUR

Kluczowym elementem procedury SME jest prawidłowe obliczanie łącznego limitu 100 000 EUR, który obejmuje sprzedaż realizowaną na terytorium całej Unii Europejskiej. Do tego limitu zalicza się zarówno krajowy limit zwolnienia z VAT w Polsce wynoszący 200 000 złotych, jak i krajowe limity zwolnienia z VAT w pozostałych państwach UE, do których kierowana jest sprzedaż w ramach procedury SME.

Zgodnie z przepisami dyrektywy unijnej, do rocznego limitu 100 000 EUR należy zaliczyć różne kategorie transakcji sprzedaży, z wyłączeniem podatku VAT. Pierwszą kategorią są dostawy towarów i świadczenie usług, które byłyby opodatkowane, gdyby zostały dokonane przez podatnika nieobjętego zwolnieniem z VAT w ramach procedury SME.

Do limitu zalicza się również wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów, które są zwolnione z VAT po spełnieniu warunków dla zastosowania stawki zero procent. Uwzględnia się także transakcje zwolnione z prawem do odliczenia VAT zapłaconego na poprzednim etapie oraz transakcje zwolnione z VAT dotyczące eksportu towarów, transportu międzynarodowego i dostaw w ramach stosunków dyplomatycznych i konsularnych.

Przeliczenia wartości limitu 100 000 EUR na złote należy dokonywać według kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny w pierwszym dniu roku. Jeżeli w tym dniu kurs wymiany nie został opublikowany, stosuje się kurs z następnego dnia, w którym został opublikowany.

W przypadku przekroczenia limitu 200 000 złotych dla sprzedaży w Polsce lub rocznego obrotu 100 000 EUR na terytorium całej UE, zwolnienie traci moc począwszy od czynności, którą przekroczono jedną z tych kwot. Decyduje przy tym zdarzenie, które nastąpiło wcześniej.

Praktyczne przykłady stosowania procedury SME

Aby lepiej zrozumieć zasady funkcjonowania procedury SME, warto przeanalizować konkretne przykłady zastosowania nowych regulacji. Pierwszy przykład dotyczy unijnego przedsiębiorcy z siedzibą działalności w Niemczech, który w okresie od stycznia do marca 2025 roku uzyskał sprzedaż do Polski w kwocie 150 000 złotych, co odpowiada około 35 869 EUR.

Poza sprzedażą do Polski, ten sam przedsiębiorca osiągnął w analogicznym okresie łączną sprzedaż do trzech innych państw UE w kwocie 70 000 EUR, przy czym w żadnym z tych krajów nie przekroczył krajowego limitu zwolnienia z VAT. W takiej sytuacji unijny przedsiębiorca przekroczył roczny limit zwolnienia z VAT w ramach procedury SME wynoszący 100 000 EUR, co oznacza utratę prawa do korzystania ze zwolnienia z VAT w odniesieniu do sprzedaży w całej Unii Europejskiej do końca 2025 roku.

Drugi przykład ilustruje sytuację unijnego przedsiębiorcy z siedzibą działalności w Czechach, który w okresie od stycznia do marca 2025 roku uzyskał sprzedaż do Polski w kwocie 100 000 złotych, co stanowi około 23 913 EUR. Dodatkowo osiągnął sprzedaż do Niemiec w kwocie 40 000 EUR.

W tym przypadku przedsiębiorca przekroczył krajowy limit zwolnienia z VAT w ramach procedury SME w Niemczech wynoszący 25 000 EUR, ale nie przekroczył ani polskiego limitu 200 000 złotych, ani unijnego limitu 100 000 EUR. Konsekwencją jest utrata możliwości korzystania ze zwolnienia z VAT wyłącznie w Niemczech, przy zachowaniu prawa do zwolnienia w Polsce i innych krajach UE stosujących procedurę SME.

Przedsiębiorca z Austrii prowadzi sprzedaż internetową do kilku krajów UE. W ciągu roku osiągnął obroty: Polska - 80 000 zł, Niemcy - 20 000 EUR, Francja - 15 000 EUR. Łączny obrót wynosi około 85 000 EUR, co pozwala na dalsze korzystanie ze zwolnienia SME we wszystkich krajach, gdzie nie przekroczył lokalnych limitów.

Procedura rejestracji i uzyskania numeru identyfikacyjnego

Przed rozpoczęciem korzystania ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME w Polsce, unijny przedsiębiorca niemający siedziby działalności na terytorium Rzeczypospolitej musi wypełnić określone obowiązki rejestracyjne. Pierwszym krokiem jest powiadomienie swojego kraju UE siedziby działalności o zamiarze skorzystania ze zwolnienia w Polsce.

Powiadomienie to musi zostać złożone w odpowiednim terminie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w kraju pochodzenia przedsiębiorcy. Wraz z powiadomieniem przedsiębiorca musi uzyskać indywidualny numer identyfikacyjny zawierający kod EX, który będzie służył do identyfikacji w ramach procedury SME na terytorium Polski.

Po spełnieniu wszystkich wymagań formalnych i merytorycznych, przedsiębiorca otrzymuje potwierdzenie możliwości korzystania ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME. Jeżeli przedsiębiorca nie spełnia wymaganych warunków, właściwy naczelnik urzędu skarbowego wydaje postanowienie o odmowie skorzystania ze zwolnienia z VAT w ramach SME w Polsce.

Zwolnienie z VAT w ramach SME w Polsce przysługuje unijnemu przedsiębiorcy od momentu, gdy państwo UE siedziby jego działalności poinformuje go o nadaniu numeru identyfikacyjnego EX lub potwierdzi już istniejący numer. W przypadku przedsiębiorców, którzy już wcześniej otrzymali numer EX na potrzeby korzystania ze zwolnienia w innym państwie UE, wystarczy potwierdzenie tego numeru.

Proces rejestracji został zaprojektowany tak, aby być jak najbardziej uproszczonym dla przedsiębiorców, przy jednoczesnym zapewnieniu odpowiedniej kontroli i wymiany informacji między administracjami podatkowymi państw członkowskich.

1. Złożenie powiadomienia o zamiarze korzystania ze zwolnienia SME
2. Uzyskanie indywidualnego numeru identyfikacyjnego z kodem EX
3. Potwierdzenie spełnienia wszystkich warunków przez urząd skarbowy
4. Otrzymanie informacji o nadaniu lub potwierdzeniu numeru EX
5. Rozpoczęcie korzystania ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME

Obowiązki dotyczące fakturowania i ewidencji

Unijni przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME w Polsce zostali zwolnieni z wielu standardowych obowiązków związanych z fakturowaniem. Zgodnie z polską ustawą o VAT, przedsiębiorcy ci nie mają obowiązku wystawiania faktury sprzedaży w odniesieniu do transakcji zwolnionych z VAT w ramach stosowania procedury SME.

Istnieją jednak szczególne okoliczności, w których faktura musi zostać wystawiona. Unijny przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż zwolnioną z VAT w ramach SME, jeżeli nabywca towaru lub usługi zażąda jej wystawienia. Żądanie takie musi zostać zgłoszone w terminie trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Przedsiębiorca może również dobrowolnie wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż korzystającą ze zwolnienia z VAT w ramach SME w Polsce. Na takiej fakturze ma obowiązek zawrzeć swój indywidualny numer identyfikacyjny zwolnienia z VAT w ramach SME nadany przez administrację skarbową kraju UE siedziby firmy.

W zakresie ewidencji, podatnicy z siedzibą działalności w innym kraju UE niż Polska korzystający ze zwolnienia z VAT w ramach SME mają obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży. Ewidencja ta musi być prowadzona za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Służy ona do ustalania wartości sprzedaży w celu porównania jej do limitu zwolnienia z VAT wynoszącego 100 000 EUR.

Ewidencja sprzedaży stanowi kluczowy element kontroli przestrzegania limitów określonych w procedurze SME. Przedsiębiorcy muszą na bieżąco monitorować swoje obroty, aby nie przekroczyć ani krajowego limitu 200 000 złotych dla Polski, ani łącznego limitu unijnego 100 000 EUR.

Sprawozdawczość i obowiązki administracyjne

Unijni przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME zostali zwolnieni z obowiązku składania standardowych kwartalnych deklaracji VAT w Polsce. Jest to znaczące uproszczenie w porównaniu do zwykłych procedur obowiązujących podatników VAT, które wymagają regularnego składania szczegółowych deklaracji podatkowych.

W zamian za zwolnienie z deklaracji VAT, polski ustawodawca wprowadził wymóg składania specjalnych kwartalnych sprawozdań. Sprawozdania te nie są jednak składane w Polsce, lecz w państwie UE, gdzie przedsiębiorca ma siedzibę swojej działalności gospodarczej. Rozwiązanie to upraszcza procedury administracyjne i koncentruje obowiązki sprawozdawcze w jednym miejscu.

Kwartalne sprawozdania muszą zawierać informacje o wartości dostaw towarów i świadczenia usług, które należy wyrażać w euro. Jest to wymóg ujednolicenia waluty sprawozdawczej na poziomie całej Unii Europejskiej, co ułatwia wymianę informacji między administracjami podatkowymi różnych państw członkowskich.

Sprawozdania kwartalne stanowią podstawę dla wymiany informacji między administracjami podatkowymi państw członkowskich w ramach procedury SME. Dzięki temu możliwe jest monitorowanie prawidłowego stosowania zwolnień i kontrola przestrzegania limitów określonych w przepisach unijnych.

System sprawozdawczości został zaprojektowany tak, aby zminimalizować obciążenia administracyjne dla małych przedsiębiorców, przy jednoczesnym zapewnieniu odpowiedniego poziomu kontroli i przejrzystości dla administracji podatkowych.

• Zwolnienie z obowiązku składania deklaracji VAT w Polsce
• Obowiązek składania kwartalnych sprawozdań w kraju siedziby
• Wyrażanie wszystkich kwot w sprawozdaniach w euro
• Wymiana informacji między administracjami podatkowymi UE
• Monitoring przestrzegania limitów procedury SME

Rezygnacja ze zwolnienia i okresy przejściowe

Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME mają prawo do dobrowolnej rezygnacji z tego zwolnienia w dowolnym momencie. Decyzja o rezygnacji może wynikać z różnych przyczyn biznesowych, takich jak przekroczenie progów rentowności uzasadniających rejestrację jako pełny podatnik VAT lub potrzeba odliczania podatku naliczonego.

Procedura rezygnacji ze zwolnienia z VAT w ramach SME w Polsce wymaga poinformowania o tej decyzji państwa UE, na którego terytorium przedsiębiorca ma siedzibę działalności. Nie składa się rezygnacji bezpośrednio w Polsce, lecz w kraju pochodzenia, co jest zgodne z oglną filozofią procedury SME zakładającą centralizację kontaktów z administracją podatkową.

Moment utraty zwolnienia zależy od tego, w którym miesiącu kwartału przedsiębiorca poinformował o rezygnacji. Jeżeli poinformowanie nastąpiło w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału, zwolnienie traci moc od pierwszego miesiąca kwartału następującego po kwartale, w którym złożono rezygnację.

W przypadku gdy poinformowanie o rezygnacji nastąpiło w ostatnim miesiącu kwartału, zwolnienie traci moc od drugiego miesiąca kwartału następującego po kwartale, w którym unijny przedsiębiorca poinformował o rezygnacji. Takie rozwiązanie daje przedsiębiorcom pewien czas na przygotowanie się do nowych obowiązków związanych z pełną rejestracją VAT.

Po rezygnacji ze zwolnienia lub jego utracie z powodu przekroczenia limitów, przedsiębiorca może ponownie skorzystać z procedury SME po spełnieniu odpowiednich warunków. Niektóre państwa UE mogą wprowadzać okresy karencji, podczas których ponowne skorzystanie ze zwolnienia nie jest możliwe.

Przedsiębiorca z Holandii korzystający ze zwolnienia SME w Polsce zdecydował się na rezygnację w lutym 2025 roku z powodu planowanej ekspansji wymagającej rejestracji VAT. Poinformował o tym holenderski urząd skarbowy w lutym, więc zwolnienie straci moc od 1 kwietnia 2025 roku.

Najczęstsze pytania

Nie, przedsiębiorca musi spełnić określone warunki. Przede wszystkim musi mieć siedzibę działalności w państwie UE innym niż Polska, jego całkowita roczna sprzedaż w UE nie może przekroczyć 100 000 EUR, a sprzedaż w Polsce nie może przekroczyć 200 000 złotych. Dodatkowo nie może dokonywać dostaw towarów wyłączonych z możliwości korzystania ze zwolnienia z VAT.

Przekroczenie unijnego limitu 100 000 EUR powoduje utratę zwolnienia z VAT w ramach procedury SME we wszystkich krajach UE jednocześnie. Zwolnienie traci moc począwszy od czynności, którą przekroczono limit. Przedsiębiorca nie może kontynuować korzystania ze zwolnienia w krajach, gdzie nie przekroczył lokalnych limitów.

Zasadniczo nie ma takiego obowiązku, ale musi wystawić fakturę na żądanie nabywcy, jeśli żądanie zostanie zgłoszone w terminie 3 miesięcy od dostawy towaru lub wykonania usługi. Może również dobrowolnie wystawiać faktury, na których musi umieścić swój indywidualny numer identyfikacyjny SME.

Sprawozdania kwartalne składa się w państwie UE, gdzie przedsiębiorca ma siedzibę działalności, a nie w Polsce. To znaczące uproszczenie, ponieważ przedsiębiorca ma kontakt tylko z administracją podatkową swojego kraju pochodzenia. Wszystkie kwoty w sprawozdaniach muszą być wyrażone w euro.

Moment utraty zwolnienia zależy od miesiąca, w którym złożono rezygnację. Jeśli rezygnacja nastąpiła w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału, zwolnienie traci moc od pierwszego miesiąca następnego kwartału. Jeśli w ostatnim miesiącu kwartału, to od drugiego miesiąca następnego kwartału.

Tak, po utracie zwolnienia z powodu przekroczenia limitów lub rezygnacji można ponownie skorzystać z procedury SME po spełnieniu odpowiednich warunków. Niektóre kraje UE mogą wprowadzać okresy karencji, podczas których ponowne skorzystanie ze zwolnienia nie jest możliwe, ale warunki te różnią się w poszczególnych państwach.