Kasa fiskalna przy usługach parkingowych - nowe przepisy 2025

Wprowadzone od 1 stycznia 2025 roku zmiany w przepisach dotyczących kas fiskalnych znacząco wpłynęły na przedsiębiorców świadczących usługi parkingowe. Nowe regulacje ograniczają możliwości korzystania ze zwolnień z obowiązku stosowania kasy rejestrującej, wprowadzając szczególne wymagania dla branży parkingowej. Przedsiębiorcy prowadzący parkingi muszą teraz dokładnie przeanalizować swoje obowiązki, aby uniknąć problemów z organami podatkowymi.

Zmiany te dotykają wszystkich podatników świadczących usługi parkingu samochodów i innych pojazdów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Wprowadzenie nowych ograniczeń wynika z potrzeby uszczelnienia systemu podatkowego i zwiększenia kontroli nad obrotem w tej branży.

Podstawowe obowiązki dotyczące kas fiskalnych w 2025 roku

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Ten fundamentalny obowiązek stanowi podstawę dla wszystkich dalszych regulacji dotyczących branży parkingowej.

Wystawianie paragonów fiskalnych lub faktur stanowi nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej z wykorzystaniem kas rejestrujących. Przedsiębiorcy mają możliwość wyboru formy dokumentu - tradycyjnej papierowej lub nowoczesnej elektronicznej, która zyskuje coraz większą popularność ze względu na wygodę i ekologiczność.

System elektronicznego wydawania paragonów oferuje dodatkowe korzyści, takie jak automatyczne przesyłanie dokumentów nabywcom bez konieczności podawania ich danych osobowych. Wykorzystanie systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej zapewnia bezpieczeństwo i zgodność z obowiązującymi przepisami.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych posiada uprawnienia do zwalniania określonych grup podatników oraz niektórych czynności z obowiązku stosowania kas fiskalnych. Takie zwolnienia mogą być wprowadzane w drodze rozporządzenia na czas określony, z uwzględnieniem interesu publicznego, w szczególności sytuacji budżetu państwa.

Rodzaje zwolnień z obowiązku stosowania kas fiskalnych

Na mocy delegacji ustawowej Minister Finansów wydał Rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2024 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Dokument ten wprowadza dwa główne rodzaje zwolnień: podmiotowe oraz przedmiotowe, które różnią się zakresem i warunkami stosowania.

Zwolnienie podmiotowe określone w par. 3 rozporządzenia ma charakter uniwersalny i dotyczy podatników spełniających określone kryteria obrotowe. Zwolnienie to obowiązuje w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2027 roku, co oznacza czasowe ograniczenie jego stosowania.

Zwolnienie przedmiotowe określone w par. 2 rozporządzenia ma charakter selektywny i dotyczy konkretnych czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia. Podobnie jak zwolnienie podmiotowe, obowiązuje ono w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2027 roku.

Szczególnie istotną pozycją w załączniku jest poz. 42, która wskazuje na świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych pod warunkiem spełnienia określonych wymagań dotyczących sposobu płatności i dokumentacji.

• Świadczący usługę musi otrzymać w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej
• Płatność musi zostać dokonana odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej
• Z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę musi jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnie czynności dotyczyła płatność

Warunki te mają na celu zapewnienie przejrzystości transakcji i możliwości ich weryfikacji przez organy podatkowe. Bezgotówkowy charakter płatności oraz precyzyjna dokumentacja stanowią gwarancję prawidłowego rozliczenia podatku.

Nowe ograniczenia dla usług parkingowych od 2025 roku

Kluczowe zmiany wprowadzone w par. 4 ust. 1 pkt 2 lit. n i lit. o rozporządzenia dotyczą bezpośrednio branży parkingowej. Przepisy te stanowią, że zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, zarówno podmiotowych jak i przedmiotowych, nie stosuje się w przypadku świadczenia określonych usług.

Wyjątek od powyższego ograniczenia wprowadza § 4 ust. 3 pkt 2 lit. f) rozporządzenia, który stanowi, że ograniczenie to nie ma zastosowania do usługi parkingu samochodów i innych pojazdów świadczonej przez podatnika na rzecz jego pracowników. Ten wyjątek ma istotne znaczenie praktyczne dla pracodawców zapewniających miejsca parkingowe swoim zatrudnionym.

Zasadniczo zatem usługi parkingowe, poza usługami parkingowymi świadczonymi przez pracodawcę na rzecz pracowników, wymagają stosowania kasy fiskalnej. W tym zakresie nie jest możliwe skorzystanie ani ze zwolnienia podmiotowego, ani zwolnienia przedmiotowego od tego obowiązku.

Należy podkreślić, że wyłączenie od zwolnienia usług parkingowych nie zostało doprecyzowane poprzez odesłanie do właściwej klasyfikacji PKWiU. W związku z tym niezależnie od tego, do jakiego kodu PKWiU usługa parkingowa będzie zaliczana, wyłączone jest zastosowanie zwolnienia.

Definicje pojazdów w kontekście usług parkingowych

Obowiązek stosowania kasy fiskalnej dotyczy nie tylko usług parkingowych samochodów, ale także innych pojazdów. Ani ustawa o VAT, ani przepis cytowanego rozporządzenia nie definiują tych pojęć, w związku z czym należy sięgnąć do treści ustawy Prawo o ruchu drogowym.

Praktyczne znaczenie tych definicji ilustruje wyrok NSA z 27 lipca 2023 roku (II GSK 532/20), gdzie sąd wskazał, że jeżeli naczepa składa się z dwóch elementów mających odrębne dowody rejestracyjne, to każdy z tych elementów jest odrębnym pojazdem w rozumieniu ustawy Prawo o ruchu drogowym.

Zgodnie z definicjami ustawowymi przyczepa to pojazd bez silnika, przystosowany do łączenia go z innym pojazdem, a naczepa oznacza przyczepę, której część spoczywa na pojeździe silnikowym i obciąża ten pojazd. W rezultacie prowadzenie działalności polegającej na świadczeniu usług parkingowych dotyczących przyczep, które mają status pojazdów, również będzie obowiązkowo podlegać pod konieczność stosowania kasy fiskalnej.

Przepisy przejściowe i terminy wejścia w życie

Na mocy przepisów przejściowych określonych w rozporządzeniu w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania obrotu przy pomocy kasy rejestrującej odsunięto w czasie konieczność stosowania kasy fiskalnej w zakresie usług parkingowych. Obowiązek ten będzie bezwzględnie obowiązywał od 1 kwietnia 2026 roku.

Ten okres przejściowy ma kluczowe znaczenie dla przedsiębiorców prowadzących działalność parkingową, gdyż pozwala im na przygotowanie się do nowych obowiązków i zakup niezbędnego sprzętu fiskalnego. Przedsiębiorcy powinni wykorzystać ten czas na:

1. Analizę swojej sytuacji prawnej i podatkowej
2. Wybór odpowiedniego modelu kasy fiskalnej
3. Szkolenie personelu z obsługi urządzeń fiskalnych
4. Dostosowanie procedur obsługi klientów
5. Przygotowanie systemów płatności elektronicznych

Przedsiębiorca prowadzący parking samochodowy od 2020 roku, który dotychczas korzystał ze zwolnienia podmiotowego z uwagi na niski obrót, będzie mógł kontynuować działalność bez kasy fiskalnej do 31 marca 2026 roku. Po tym terminie będzie zobowiązany do zakupu i uruchomienia kasy rejestrującej, niezależnie od wysokości obrotów.

Praktyczne aspekty wdrożenia nowych przepisów

W stanie prawnym obowiązującym od 1 stycznia 2025 roku, z zastrzeżeniem okresu przejściowego, zastosowanie kasy rejestrującej jest obowiązkowe dla podatników świadczących usługi parkingowe na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz dla rolników ryczałtowych.

Przedsiębiorcy prowadzcy parkingi muszą przygotować się na znaczące zmiany w sposobie prowadzenia działalności. Wprowadzenie obowiązku stosowania kas fiskalnych wpłynie na organizację pracy, koszty prowadzenia działalności oraz procedury obsługi klientów.

Właściciele parkingów wyposażonych w automaty biletowe muszą sprawdzić, czy ich urządzenia spełniają wymogi kas fiskalnych lub czy wymagają modernizacji bądź wymiany. Koszty takiej modernizacji mogą być znaczące, szczególnie w przypadku starszych systemów automatycznych.

Warto również zwrócić uwagę na aspekty techniczne związane z integracją systemów parkingowych z kasami fiskalnymi. Nowoczesne rozwiązania pozwalają na automatyczne rejestrowanie transakcji i wystawianie paragonów fiskalnych bez konieczności ręcznej obsługi przez personel.

• Automaty biletowe muszą być wyposażone w moduły fiskalne
• Systemy płatności bezgotówkowej wymagają integracji z kasami fiskalnymi
• Aplikacje mobilne do płacenia za parking muszą generować paragony fiskalne
• Systemy zarządzania parkingiem wymagają dostosowania do wymogów fiskalnych

Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów

Nieprzestrzeganie obowiązku stosowania kas fiskalnych przy usługach parkingowych może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi. Organy podatkowe dysponują szerokim wachlarzem narzędzi kontrolnych i sankcyjnych wobec podatników uchylających się od obowiązków fiskalnych.

Kontrole skarbowe w branży parkingowej mogą być przeprowadzane zarówno w formie planowej, jak i doraźnej. Inspektorzy zwracają szczególną uwagę na sposób ewidencjonowania przychodów, wystawianie dokumentów sprzedaży oraz zgodność stosowanych rozwiązań technicznych z wymogami prawa.

Przedsiębiorcy prowadzący parkingi powinni również pamiętać o obowiązku przechowywania dokumentacji fiskalnej przez okres określony w przepisach. Właściwa archiwizacja paragonów fiskalnych, raportów dobowych i innych dokumentów związanych z obsługą kasy fiskalnej jest niezbędna w przypadku kontroli skarbowej.

Właściciel parkingu przy centrum handlowym, który nie dostosował się do nowych przepisów i nadal nie stosuje kasy fiskalnej po 31 marca 2026 roku, może zostać ukarany grzywną oraz zobowiązany do dopłacenia podatku VAT od niezaewidencjonowanych obrotów wraz z odsetkami za cały okres nieprzestrzegania przepisów.

Rekomendacje dla przedsiębiorców

Przedsiębiorcy prowadzący działalność parkingową powinni jak najszybciej przystąpić do analizy swojej sytuacji prawnej i przygotowania się do wdrożenia nowych przepisów. Okres przejściowy trwający do 31 marca 2026 roku powinien zostać wykorzystany na kompleksowe przygotowanie do zmian.

Pierwszym krokiem powinno być dokładne przeanalizowanie charakteru świadczonych usług i sprawdzenie, czy mieszczą się one w zakresie definicji usług parkingowych objętych nowymi przepisami. Szczególnej uwagi wymaga rozróżnienie między usługami świadczonymi na rzecz klientów zewnętrznych a usługami świadczonymi na rzecz własnych pracowników.

Wybór odpowiedniego rozwiązania technicznego stanowi kolejny istotny element przygotowań. Rynek oferuje różnorodne modele kas fiskalnych i systemów zintegrowanych, które mogą być dostosowane do specyfiki działalności parkingowej. Przy wyborze warto uwzględnić takie czynniki jak:

1. Kompatybilność z istniejącymi systemami parkingowymi
2. Możliwość obsługi płatności bezgotówkowych
3. Funkcjonalność w warunkach zewnętrznych
4. Koszty zakupu i eksploatacji
5. Dostępność serwisu technicznego

Szkolenie personelu stanowi równie ważny element wdrożenia nowych przepisów. Pracownicy obsługujący parkingi muszą poznać procedury związane z obsługą kas fiskalnych, wystawianiem paragonów oraz postępowaniem w sytuacjach awaryjnych.

Najczęstsze pytania

Nie wszystkie. Zwolnienie dotyczy tylko usług parkingowych świadczonych przez pracodawcę na rzecz jego pracowników. Wszystkie pozostałe usługi parkingu samochodów i innych pojazdów wymagają stosowania kasy fiskalnej, niezależnie od wysokości obrotów czy innych czynników.

Jeśli dotychczas korzystałeś ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego, możesz kontynuować świadczenie usług parkingowych bez kasy fiskalnej do 31 marca 2026 roku. Po tym terminie obowiązek stosowania kasy fiskalnej będzie bezwzględny.

Tak, urządzenia wydające bilety obsługiwane przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub formie bezgotówkowej, również podlegają pod obowiązek ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Obowiązek dotyczy parkingu samochodów i innych pojazdów, w tym przyczep i naczep. Zgodnie z definicjami z ustawy Prawo o ruchu drogowym, pojazd to środek transportu przeznaczony do poruszania się po drodze, więc zakres jest bardzo szeroki.

Tak, możesz wystawiać paragony fiskalne zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej za zgodą nabywcy. W przypadku dokumentów elektronicznych możesz wykorzystać system teleinformatyczny Szefa Krajowej Administracji Skarbowej do przesyłania paragonów bez podawania danych osobowych klientów.