Czy trzeba prosić o zgodę nabywcy wysyłając faktury do KSeF

Krajowy System e-Faktur wprowadza istotne zmiany w sposobie wystawiania i przesyłania faktur w Polsce. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy korzystanie z tego systemu wymaga zgody od nabywcy faktury. Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna i zależy od tego, czy mówimy o wystawianiu faktury w systemie, czy o jej przesłaniu do odbiorcy. Kwestia ta nabiera szczególnego znaczenia w kontekście zbliżającego się obowiązkowego wdrożenia systemu, które planowane jest na 1 lutego 2026 roku dla większości podatników.

Obecnie korzystanie z elektronicznych faktur pozostaje dobrowolne, co oznacza, że przedsiębiorcy mogą wybierać między różnymi formami wystawiania dokumentów księgowych. Mogą to być faktury papierowe, elektroniczne w tradycyjnej formie lub faktury ustrukturyzowane przesyłane przez Krajowy System e-Faktur. Ta elastyczność pozwala na stopniowe przygotowywanie się do pełnego wdrożenia systemu, ale jednocześnie rodzi pytania o procedury i wymagania prawne.

Zrozumienie różnic między wystawianiem faktury w systemie a jej przesyłaniem do nabywcy jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa w nowym środowisku cyfrowym. Przepisy prawne jasno rozgraniczają te dwie czynności, co ma istotne konsekwencje praktyczne dla przedsiębiorców planujących korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur.

Czym jest faktura ustrukturyzowana w KSeF

Faktura ustrukturyzowana to dokument księgowy wystawiony w określonym formacie cyfrowym, który jest przetwarzany przez Krajowy System e-Faktur. Zgodnie z art. 106na ustawy o VAT, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do systemu. To oznacza, że moment wystawienia faktury nie jest związany z jej doręczeniem do nabywcy, ale z momentem wprowadzenia do systemu KSeF.

System automatycznie przydziela każdej fakturze ustrukturyzowanej unikalny numer identyfikujący, który pozwala na jednoznaczne określenie dokumentu w całym systemie. Faktura jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia tego numeru identyfikującego. Proces ten odbywa się automatycznie po pomyślnej weryfikacji dokumentu pod kątem zgodności z wymaganym wzorem.

Funkcjonalności systemu wykraczają daleko poza samo wystawianie faktur. KSeF umożliwia również zarządzanie uprawnieniami użytkowników, co jest szczególnie istotne dla firm korzystających z usług biur rachunkowych lub innych podmiotów zewnętrznych. System pozwala na nadawanie, zmianę oraz odbieranie uprawnień do korzystania z platformy, co zapewnia elastyczność w organizacji procesów księgowych.

Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać różne kategorie użytkowników, w tym podatnicy, podmioty przez nich wskazane, osoby fizyczne z nadanymi uprawnieniami oraz inne podmioty uprawnione zgodnie z przepisami. Wszyscy użytkownicy muszą być uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Różnica między wystawianiem a przesyłaniem faktury

Kluczowe dla zrozumienia problematyki zgody nabywcy jest rozróżnienie między wystawianiem faktury w systemie KSeF a jej przesyłaniem do odbiorcy. Te dwie czynności podlegają różnym regulacjom prawnym i mają odmienne konsekwencje dla przedsiębiorców.

Wystawianie faktury w Krajowym Systemie e-Faktur nie wymaga zgody nabywcy. Sprzedawca może samodzielnie podjąć decyzję o korzystaniu z tego systemu do generowania faktur ustrukturyzowanych. System automatycznie przetwarza dokument, weryfikuje jego poprawność oraz przydziela unikalny numer identyfikujący. Cały ten proces odbywa się bez konieczności uzyskiwania jakichkolwiek zgód od strony odbiorcy faktury.

Przesyłanie faktury do nabywcy przez system KSeF to już zupełnie inna kwestia prawna. Zgodnie z art. 106g ust. 3a ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest udostępniana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego systemu. Jednak jeżeli odbiorca faktury nie wyraził akceptacji na otrzymywanie faktur przez KSeF, dokument może być przesłany w postaci z nim uzgodnionej.

Ta regulacja daje przedsiębiorcom elastyczność w zarządzaniu procesami księgowymi. Mogą oni korzystać z zalet systemu KSeF w zakresie wystawiania i archiwizowania faktur, jednocześnie dostosowując sposób doręczania dokumentów do preferencji swoich kontrahentów. Praktyka ta będzie szczególnie istotna w okresie przejściowym, gdy nie wszyscy uczestnicy rynku będą gotowi do pełnego korzystania z elektronicznych rozwiązań.

Procedura uzyskiwania zgody nabywcy

Uzyskanie zgody nabywcy na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przez Krajowy System e-Faktur wymaga odpowiedniego przygotowania i dokumentacji. Proces ten powinien być przeprowadzony w sposób formalny, zapewniający jasność i pewność prawną dla obu stron transakcji.

Pierwszym krokiem w procedurze jest przygotowanie odpowiedniego dokumentu wyrażającego zgodę. Wzór zgody powinien zawierać wszystkie niezbędne elementy identyfikujące strony, zakres zgody oraz warunki jej obowiązywania. Dokument powinien być sformułowany w sposób jasny i zrozumiały, unikający wieloznaczności interpretacyjnych.

1. Przygotuj wzór zgody na otrzymywanie faktur przez KSeF
2. Skontaktuj się z nabywcą w celu omówienia warunków
3. Przedstaw korzyści płynące z elektronicznej formy fakturowania
4. Uzyskaj pisemną zgodę lub potwierdzenie elektroniczne
5. Zachowaj dokumentację zgody w aktach firmy
6. Wdróż odpowiednie procedury techniczne w systemie księgowym

Komunikacja z nabywcą powinna obejmować wyjaśnienie korzyści płynących z korzystania z systemu KSeF. Wśród najważniejszych zalet można wymienić szybkość doręczania faktur, eliminację ryzyka zagubienia dokumentów, automatyczne archiwizowanie oraz łatwiejszy dostęp do historii transakcji. Te argumenty mogą być przekonujące dla kontrahentów wahających się przed przejściem na elektroniczne rozwiązania.

Warto również przygotować się na sytuacje, w których nabywca nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktur przez system KSeF. W takich przypadkach należy ustalić alternatywny sposób doręczania dokumentów, który będzie akceptowalny dla obu stron. Może to być tradycyjna forma papierowa, przesyłanie faktur w formacie PDF pocztą elektroniczną lub inne uzgodnione rozwiązanie.

Konsekwencje braku zgody nabywcy

Brak zgody nabywcy na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przez Krajowy System e-Faktur nie uniemożliwia sprzedawcy korzystania z tego systemu do wystawiania dokumentów. Jednak wprowadza konieczność zastosowania alternatywnych metod doręczania faktur, co może wpłynąć na organizację procesów księgowych w przedsiębiorstwie.

W przypadku braku akceptacji ze strony odbiorcy, sprzedawca może nadal wystawić fakturę w formie ustrukturyzowanej w systemie KSeF, korzystając z wszystkich funkcjonalności platformy. Faktura zostanie zweryfikowana, otrzyma unikalny numer identyfikujący i będzie przechowywana w systemie zgodnie z wymogami prawnymi. Jednak jej doręczenie do nabywcy musi odbyć się w sposób z nim uzgodniony.

Najczęściej stosowanymi alternatywami są:

• Wydrukowanie faktury i przekazanie w formie papierowej
• Przesłanie faktury w formacie PDF pocztą elektroniczną
• Doręczenie osobiste lub za pośrednictwem kuriera
• Wykorzystanie innych platform elektronicznych akceptowanych przez nabywcę
• Przesyłanie za pomocą tradycyjnych kanałów komunikacji

Prowadzenie procesów hybrydowych może generować dodatkowe koszty i komplikacje organizacyjne. Przedsiębiorstwa muszą utrzymywać różne kanały komunikacji, zarządzać różnymi formatami dokumentów oraz monitorować preferencje poszczególnych kontrahentów. To z kolei może wymagać inwestycji w odpowiednie systemy informatyczne oraz szkolenia personelu.

Szczególnie istotne jest zachowanie spójności w dokumentacji księgowej niezależnie od sposobu doręczania faktury. Wszystkie dokumenty, bez względu na formę przekazania nabywcy, muszą być właściwie zarejestrowane w księgach rachunkowych oraz spełniać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji księgowej.

Przygotowanie do obowiązkowego KSeF w 2026 roku

Zbliżający się termin 1 lutego 2026 roku oznacza konieczność intensywnych przygotowań do pełnego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Od tego momentu wszystkie faktury ustrukturyzowane będą wystawiane i przesyłane przez KSeF niezależnie od zgody nabywcy, co oznacza fundamentalną zmianę w procesach księgowych polskich przedsiębiorstw.

Przedsiębiorstwa powinny już teraz rozpocząć proces adaptacji swoich systemów informatycznych oraz procedur wewnętrznych do wymagań nowego systemu. Obejmuje to nie tylko aspekty techniczne, ale również organizacyjne i prawne. Kluczowe jest zidentyfikowanie wszystkich obszarów działalności, które będą wymagały modyfikacji w związku z obowiązkowym korzystaniem z KSeF.

Przykładowe przedsiębiorstwo handlowe obsługujące 500 kontrahentów miesięcznie musi przygotować się do automatycznego przesyłania wszystkich faktur przez system KSeF. Oznacza to konieczność aktualizacji bazy danych kontrahentów, wdrożenia nowych procedur księgowych oraz przeszkolenia personelu z obsługi nowego systemu.

Proces przygotowań powinien obejmować również komunikację z kontrahentami na temat nadchodzących zmian. Warto informować partnerów biznesowych o planowanych modyfikacjach w procesach fakturowania oraz pomagać im w przygotowaniu się do korzystania z nowego systemu. Takie działania mogą znacznie ułatwić przejście na obowiązkowy KSeF i zminimalizować ryzyko problemów operacyjnych.

Warto również rozważyć stopniowe wdrażanie rozwiązań KSeF już w okresie dobrowolnego korzystania z systemu. Pozwoli to na zidentyfikowanie potencjalnych problemów, przetestowanie procedur oraz przeszkolenie personelu w środowisku mniej presyjnym niż po wprowadzeniu obowiązku prawnego. Takie podejście może znacznie zmniejszyć ryzyko zakłóceń w działalności firmy po 2026 roku.

Korzyści z wczesnego wdrożenia KSeF

Przedsiębiorstwa, które zdecydują się na wcześniejsze wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur, mogą liczyć na szereg korzyści operacyjnych i strategicznych. Dobrowolne korzystanie z systemu przed wprowadzeniem obowiązku prawnego pozwala na stopniową adaptację procesów oraz zdobycie doświadczenia w obsłudze nowej platformy.

Jedną z najważniejszych korzyści jest automatyzacja procesów księgowych. System KSeF eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych z faktur, co znacznie redukuje ryzyko błędów oraz oszczędza czas pracowników. Automatyczne archiwizowanie dokumentów zapewnia również zgodność z wymogami prawnymi dotyczącymi przechowywania dokumentacji księgowej.

Kolejną istotną zaletą jest poprawa przepływu środków pieniężnych w przedsiębiorstwie. Faktury przesyłane przez system KSeF docierają do odbiorców natychmiast, co może przyspieszać proces płatności. Dodatkowo, automatyczne powiadomienia o wystawieniu faktur eliminują ryzyko ich zagubienia lub opóźnienia w doręczeniu.

System oferuje również zaawansowane możliwości analityczne, które mogą wspierać procesy decyzyjne w przedsiębiorstwie. Dostęp do ustrukturyzowanych danych o wszystkich transakcjach umożliwia generowanie szczegółowych raportów oraz analiz trendów sprzedażowych. Te informacje mogą być wykorzystywane do optymalizacji strategii biznesowej oraz planowania finansowego.

Z perspektywy relacji z kontrahentami, wczesne wdrożenie KSeF może być postrzegane jako znak profesjonalizmu i gotowości do współpracy w cyfrowym środowisku biznesowym. Może to być szczególnie istotne w relacjach z dużymi korporacjami, które już teraz inwestują w elektroniczne systemy zarządzania dokumentami.

Aspekty techniczne implementacji systemu

Implementacja Krajowego Systemu e-Faktur wymaga odpowiedniego przygotowania infrastruktury technicznej oraz integracji z istniejącymi systemami księgowymi. Przedsiębiorstwa muszą zapewnić kompatybilność swoich rozwiązań informatycznych z wymaganiami platformy KSeF oraz przygotować procedury bezpieczeństwa danych.

Kluczowym elementem implementacji jest wybór odpowiedniego oprogramowania księgowego, które obsługuje komunikację z systemem KSeF. Wiele dostępnych na rynku rozwiązań już oferuje taką funkcjonalność, jednak przedsiębiorstwa korzystające ze starszych systemów mogą potrzebować aktualizacji lub migracji do nowszych platform.

Proces integracji obejmuje również konfigurację uprawnień użytkowników oraz ustanowienie procedur uwierzytelniania. System KSeF wymaga odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa, co oznacza konieczność implementacji mechanizmów ochrony danych oraz kontroli dostępu. Szczególnie istotne jest zapewnienie, że tylko uprawnione osoby mają dostęp do funkcji wystawiania i przesyłania faktur.

Warto również przygotować się na potencjalne okresy niedostępności systemu KSeF oraz opracować procedury alternatywne na takie sytuacje. Chociaż platforma rządowa jest projektowana z myślą o wysokiej niezawodności, przedsiębiorstwa powinny mieć plany awaryjne pozwalające na kontynuowanie działalności w przypadku problemów technicznych.

Szkolenie personelu stanowi równie istotny element implementacji jak aspekty techniczne. Pracownicy odpowiedzialni za księgowość muszą poznać nowe procedury, interfejs systemu oraz zasady obsługi faktur ustrukturyzowanych. Inwestycja w odpowiednie szkolenia może znacznie skrócić okres adaptacji oraz zmniejszyć ryzyko błędów operacyjnych.

Najczęstsze pytania

Tak, możesz wystawiać faktury ustrukturyzowane w systemie KSeF bez zgody nabywcy. Wystawianie faktury w systemie to odrębna czynność od jej przesyłania do odbiorcy. System automatycznie przetworzy fakturę, zweryfikuje jej poprawność i przydieli unikalny numer identyfikujący niezależnie od preferencji nabywcy.

W przypadku braku zgody nabywcy możesz nadal wystawić fakturę w systemie KSeF, ale musisz przesłać ją w formie z nim uzgodnionej. Może to być wydruk papierowy, plik PDF przesłany mailem lub inna forma elektroniczna zaakceptowana przez odbiorcę. Ważne jest wcześniejsze ustalenie preferowanego sposobu doręczania.

Od 1 lutego 2026 roku zgoda nabywcy nie będzie już wymagana. Wszystkie faktury ustrukturyzowane będą automatycznie wystawiane i przesyłane przez system KSeF niezależnie od preferencji odbiorcy. Do tego czasu korzystanie z systemu pozostaje dobrowolne i wymaga akceptacji nabywcy na otrzymywanie faktur elektronicznych.

Zgodę można uzyskać w formie pisemnej lub elektronicznej z możliwością udokumentowania. Warto przygotować wzór zgody zawierający wszystkie niezbędne elementy i przedstawić nabywcy korzyści płynące z elektronicznego fakturowania. Zgoda powinna być zachowana w dokumentacji firmy przez co najmniej pięć lat.

System KSeF jest prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej i spełnia wysokie standardy bezpieczeństwa danych. Platforma wymaga odpowiedniego uwierzytelnienia użytkowników oraz zapewnia kontrolę dostępu do informacji. Wszystkie dane są przechowywane zgodnie z wymogami prawa oraz standardami ochrony informacji w administracji publicznej.